Rapports dynamiques : conseils pour des rapports efficaces (modèles et exemples)

Les termes "dynamique" et "statique" ne s'appliquent pas seulement aux métaphores, aux sites web ou aux adresses IP ; ils décrivent également des techniques de reporting différentes. 

Nous vous montrerons les différences entre les rapports statiques et dynamiques et nous vous indiquerons quand utiliser l'une ou l'autre technique. Lisez la suite ! 

Qu'est-ce qu'un rapport dynamique ?

En termes simples, le reporting dynamique est une information commerciale en temps réel, accessible quand vous le souhaitez. 

À l'instar des services de streaming tels que Netflix et Disney+, qui mettent à votre disposition une vaste bibliothèque de contenus à la demande que vous pouvez regarder à votre guise via une application centralisée, les rapports dynamiques vous permettent d'accéder à la version la plus récente des indicateurs de votre entreprise, où que vous soyez, dès lors que vous disposez d'une connexion Internet.

Exemples de rapports dynamiques : 

Rapports de gestion : 

Présentez tous vos indicateurs clés aux dirigeants de votre entreprise dans un seul tableau de bord. Ce rapport dynamique permet aux cadres de voir d'emblée les détails essentiels tout en offrant la possibilité de comparer et de segmenter les points de données pour répondre à toutes les questions. 

Modèle de rapport de gestion DashThis : Voyez-le avec vos propres données.

Rapport sur les ventes et le marketing : 

Les réunions de vente et de marketing comportent généralement de nombreux éléments en mouvement : discussions sur les campagnes à venir et examen des indicateurs critiques de part et d'autre. Les rapports dynamiques fonctionnent exceptionnellement bien dans ces situations, car ils permettent de saisir des données qui évoluent rapidement. 

Modèle de rapport de ventes hebdomadaires de DashThis pour les entreprises de commerce électronique

Qu'est-ce qu'un rapport statique ? 

En comparaison, les rapports statiques agissent comme un appareil photo Polaroïd. Tout comme les photographies capturent des moments figés dans le temps, les rapports statiques offrent un instantané des performances historiques et des tendances d'une entreprise sur une période donnée. Ce sont vos présentations PowerPoint et vos fichiers PDF - des rapports déconnectés d'Internet et utilisés pour une présentation spécifique ou distribués à un public plus large.

Une fois présentés, les rapports statiques ne sont généralement plus consultés. Ils font partie des archives de l'entreprise.

Exemples de rapports statiques : 

Les rapports annuels ou les appels aux bénéfices des entreprises : Ces rapports enregistrent les indicateurs de performance de l'entreprise, indicateurs clés de performance de l'entreprise pour le trimestre ou l'année précédente. Alors que les rapports annuels sont généralement présentés sous forme de documents PDF et de diapositives, en particulier pour les sociétés cotées en bourse, certaines entreprises utilisent des éléments visuels et des animations pour rendre leurs rapports statiques plus vivants. Le rapport annuel 2020 de Mailchimp est un exemple de la manière dont les rapports statiques peuvent être rendus amusants.

Analyse des performances du marché ou de la marque : Les données historiques sont essentielles pour analyser les performances de votre entreprise par rapport à celles de vos concurrents.

Quelles sont les principales différences entre les rapports statiques et les rapports dynamiques ?

Des rapports en temps réel contre un instantané des données : 

Les rapports dynamiques présentent les données en temps réel, tandis que les rapports statiques montrent un instantané des événements précédents. Cela signifie que les personnes peuvent examiner les données sous plusieurs angles à l'aide d'un seul lien web pour répondre aux besoins de l'entreprise. 

Supposons que vous prépariez un rapport de marketing par courrier électronique pour votre client afin de répondre à ces questions : 

• Combien d'abonnés avons-nous ajoutés ce mois-ci ? 
• Comment se porte notre taux de désabonnement ? A-t-il été plus ou moins élevé que le mois dernier ? Comment cela se fait-il ? 
• Quels sont les éléments de contenu les plus performants ? 

Dans le cas d'un rapport statique, vous devrez créer un rapport personnalisé pour répondre précisément à ces questions. Un rapport dynamique affiche vos dernières statistiques en temps réel, ce qui est particulièrement utile pour les campagnes en cours dont les paramètres évoluent rapidement.

Interactif vs ce que vous voyez est ce que vous obtenez. 

Les ensembles de données dans les outils de reporting dynamique sont interactifs, grâce à l'IA et aux outils d'apprentissage automatique.

Vous pouvez passer la souris sur un graphique pour obtenir plus d'informations ou joindre un commentaire pour ajouter une analyse plus poussée à une mesure afin d'approfondir l'analyse et le contexte.

Vous souhaitez approfondir une période spécifique, un segment par campagne ou un canal dans votre analyse de données ? Les rapports dynamiques sont en libre-service. Vous pouvez ajuster votre plage de dates ou vos paramètres d'analyse pour obtenir les réponses dont vous avez besoin sans avoir à demander un autre rapport. 

Les rapports statiques, en revanche, ont une fonctionnalité fixe. Vous devez modifier les données de votre rapport et l'enregistrer dans une nouvelle version pour y apporter des changements. Les rapports statiques constituent donc une meilleure référence historique, mais sont moins utiles pour une prise de décision rapide.

3 avantages des rapports dynamiques par rapport aux rapports statiques

Il est plus facile d'examiner et de prendre des décisions commerciales

Il est essentiel que les chefs d'entreprise s'adaptent aux nouvelles tendances, par exemple en identifiant de nouvelles sources de revenus, comme l'a fait Spotify en créant du contenu original en podcast ou les restaurants en investissant dans des services de livraison de nourriture en 2020.

Les rapports dynamiques rendent ce processus de prise de décision plus facile à gérer, car vous disposerez toujours des données les plus récentes pour l'analyse des données. Les utilisateurs peuvent interagir avec les données, approfondir des indicateurs spécifiques et comparer les données sur plusieurs périodes pour prendre de meilleures décisions, le tout à partir d'un seul tableau de bord. 

Cela signifie que votre PDG et les chefs de service de plusieurs villes peuvent cliquer sur le même lien et consulter les dernières données en temps réel. Ce processus est plus fastidieux avec les rapports statiques, car vous devrez exporter les données statiques dans les formats appropriés et les partager numériquement. 

Des modèles sont disponibles pour gagner du temps. 

Plus besoin d'être confronté à une page blanche lorsque vous préparez votre rapport pour votre prochaine échéance. 

Personnalisable modèles de rapports dynamiques en logiciel de reporting sont un moyen simple et pratique de gagner un temps précieux tout en s'assurant que rien d'important n'est oublié dans votre rapport.

Lorsque vous créez des dizaines de rapports mensuels, ces gains de temps s'additionnent rapidement, ce qui vous permet d'être plus efficace dans votre travail. 

Le modèle de rapport de marketing numérique de DashThis contient toutes les mesures de performance essentielles dont vous avez besoin pour créer des rapports utiles et faciles à lire. 

Simplifie la communication et la gestion des projets 

Supposons que votre client ou votre partie prenante ait une question sur votre dernier rapport. 

Si vous avez envoyé votre rapport dans un format PDF statique, il se peut que votre interlocuteur pose une question dépassant le cadre de votre ensemble de données, et vous devrez alors générer manuellement un nouvel ensemble de données avec les paramètres nécessaires pour répondre à sa question. 

Le processus fonctionne, mais il est fastidieux. Le risque d'erreur augmente et cela prend du temps. 

Les rapports dynamiques améliorent ce processus. 

Si vos clients ont une question sur les données, ils peuvent accéder au lien vers le rapport dynamique que vous avez créé et jouer avec les données pour trouver leurs réponses. En donnant plus de contrôle à vos clients ou aux parties prenantes, ils pourront voir comment vos campagnes se déroulent et où va leur budget, ce qui rendra votre relation plus transparente.

Comment créer un rapport dynamique que les gens veulent lire :

Déterminez votre objectif et sélectionnez vos mesures 

Comme pour toute communication écrite, vous devez connaître vos objectifs généraux et le but du rapport dynamique. Cela vous aidera à structurer votre rapport pour qu'il soit le plus efficace possible. 

Quelques questions à se poser pour commencer : 

• Que veut montrer ce rapport ? 
• Qui lit ce rapport ? 
• Quels sont les indicateurs qui les intéressent, eux et leurs supérieurs ? 
• Comment recueillir les données dont j'ai besoin pour alimenter le rapport ? 

Ne dépassez pas la durée de votre séjour : 

L'investisseur en capital-risque Guy Kawasaki a une règle qu'il applique à toute présentation PowerPoint : la règle des 10/20/30. règle des 10/20/30.

Une présentation PowerPoint doit comporter 10 diapositives, ne pas durer plus de 20 minutes et ne pas contenir de police inférieure à 30 points.

Vous ne présenterez peut-être pas ici des rapports PowerPoint, mais gardez cette ligne directrice à l'esprit lorsque vous préparez vos rapports de veille stratégique. Il y a une limite à la quantité d'informations que les gens peuvent absorber avant de se déconcentrer. 

Limitez votre rapport dynamique à un maximum de 10 à 15 indicateurs, veillez à ce que chaque indicateur soit pertinent par rapport à votre objectif et à ce que sa structure soutienne les points que vous essayez de communiquer. 

Utiliser des visualisations de données interactives : 

Les fonctions interactives permettent à votre lecteur de s'impliquer dans les données. C'est également un moyen plus efficace de présenter toute forme d d'analyse à l'utilisateur final.

Heureusement, les rapports dynamiques sont l'endroit où les données interactives se développent le mieux. 

Améliorez vos rapports textuels grâce à des widgets réactifs. Vous souhaitez comparer les performances de vos annonces Google avec celles du mois dernier ou de l'année précédente ? Vous (et les personnes qui consultent votre rapport) pouvez facilement le faire en quelques clics, ce qui vous permet de gagner du temps et de prendre de meilleures décisions fondées sur des données.

Utilisez des tableaux, des graphiques et des jauges pour présenter vos données et les rendre plus faciles à comprendre que les ennuyeuses vieilles feuilles de calcul de Microsoft Excel.

Accélérez vos rapports grâce à un outil de reporting automatisé 

Le temps que vous passez à exporter et à nettoyer les données, à les convertir dans les bons formats et à concevoir des visuels est du temps que vous pouvez consacrer à d'autres tâches.

Automatisez l'ensemble du processus grâce à un outil d'intégration des données qui récupère les informations de tous vos outils, sélectionne vos indicateurs et crée un modèle que vous pouvez réutiliser.

Comment créer (et automatiser) un rapport dynamique avec DashThis

Étape 1 : S'inscrire un compte chez DashThis. Notre essai gratuit de 15 jours vous permet de voir si nous sommes faits pour vous.

Étape 2 : Choisissez parmi plus de 40 intégrations et connectez vos outils marketing et vos sources de données en quelques secondes.

Étape 3 : Sélectionnez les indicateurs à inclure dans votre rapport à partir des widgets prédéfinis de DashThis.

Étape 4 : Ajoutez autant de points de données que nécessaire pour établir votre rapport. Une fois terminé, enregistrez votre rapport sous forme de modèle afin de pouvoir le réutiliser pour d'autres rapports mensuels et pour d'autres clients, ce qui vous permettra de gagner encore plus de temps !

Astuce pour gagner du temps : programmez automatiquement l'envoi de votre rapport par courrier électronique. Il vous suffit de saisir les adresses électroniques des destinataires auxquels vous souhaitez envoyer votre rapport, et le tour est joué !