Comment nous utilisons DashThis dans les processus de notre agence (et pourquoi il est devenu notre solution de reporting standard)

La production de rapports fait partie de ces tâches que toute agence de marketing doit accomplir, mais que presque personne n'apprécie vraiment.

C'est une tâche répétitive qui prend du temps, et si l'on n'y prend pas garde, elle se transforme rapidement en une procédure qui nous fait perdre des heures chaque mois. En même temps, c'est extrêmement important. Les clients s'appuient sur ces rapports pour comprendre les performances, et si ceux-ci sont confus ou peu clairs, cela entraîne des allers-retours inutiles. 

Au sein de notre agence Google Ads, nous gérons plus de 140 clients sur Google Ads et Microsoft Ads. Le reporting n'est donc pas une activité ponctuelle pour nous. Il fait partie de notre travail quotidien.

Au fil du temps, nous avons testé différents outils et configurations. Finalement, nous avons opté pour DashThis et en avons fait notre solution standard de reporting. Dans cet article, nous souhaitons vous expliquer comment nous l'utilisons concrètement dans nos workflows et ce qui a changé pour nous depuis ce changement. 

Pourquoi le reporting constituait un goulot d'étranglement dans notre agence

Le véritable problème n'a jamais été les données elles-mêmes, mais l'effort nécessaire pour les transformer en rapports exploitables.

Avant DashThis, nous utilisions beaucoup Google Looker Studio. Et, pour être honnête, c'est un outil très performant. Mais dans notre travail quotidien, il nous posait pas mal de problèmes :

• Des informations ont été divulguées de temps à autre
• La mise en place ou les modifications ont pris plus de temps que prévu
• Cela demandait une certaine maîtrise technique
• De petites modifications ont parfois entraîné des problèmes inattendus

Concrètement, cela signifiait que la création ou la modification d'un rapport pouvait facilement prendre une à deux heures. Cela peut sembler anodin à première vue, mais lorsque l'on multiplie ce temps par le nombre de clients, cela devient un véritable problème. 

Mais surtout, cela a détourné notre équipe de son travail sur les performances. Au lieu d'optimiser les campagnes, nous passions notre temps à corriger les rapports.

Comment nous utilisons DashThis dans nos processus quotidiens

Essayez ce modèle avec vos données

Ce qui a changé avec DashThis, c'est que la création de rapports est devenue une tâche que l'on effectue rapidement, plutôt qu'une activité pour laquelle il faut « prévoir du temps ».

Aujourd'hui, la plupart de nos clients reçoivent leurs rapports via DashThis. Voici comment nous l'utilisons généralement.

1. Rapports mensuels destinés aux clients

Nous générons des rapports mensuels automatisés qui regroupent les données provenant de :

• Annonces Google
• Microsoft Ads
• Google Analytics

Selon le client, la structure varie légèrement :

• Les clients du commerce électronique bénéficient d'une configuration davantage axée sur le chiffre d'affaires
• Les clients du secteur de la génération de prospects se concentrent davantage sur les conversions et le coût par prospect (CPL)
• Certains clients accordent surtout de l'importance à la visibilité et au trafic

Une fois le modèle configuré, nous pouvons le réutiliser et l'adapter en quelques minutes. Rien que cela nous a fait gagner beaucoup de temps.

2. Tableaux de bord en temps réel via des liens partageables

Une fonctionnalité que nous avons beaucoup utilisée est le tableau de bord en temps réel accessible via un lien.

Au lieu d'échanger sans cesse des rapports statiques, les clients peuvent simplement consulter leur tableau de bord quand ils le souhaitent.

Ce que nous avons remarqué :

• Les clients vérifient leurs numéros plus régulièrement
• Il est moins nécessaire d'envoyer des versions mises à jour
• Les discussions sont plus ciblées, car tout le monde a accès aux mêmes données

Cela permet également de réduire les petites demandes du type « Peux-tu m'envoyer à nouveau les derniers chiffres ? », car ils y ont déjà accès.

3. Évaluations internes des performances

En interne, nous utilisons également DashThis plus souvent que nous ne l'avions prévu au départ.

Lorsqu'on se prépare à passer des appels ou qu'on examine des comptes, il est plus pratique d'avoir un tableau de bord bien organisé plutôt que de passer sans cesse d'un outil à l'autre.

Cela permet de :

• Obtenez un aperçu rapide des performances
• Identifier les tendances ou les problèmes
• Préparez-vous aux entretiens avec les clients

Les principaux avantages que nous avons constatés

Pour nous, le principal avantage a tout simplement été que la création de rapports a cessé d'être une tâche chronophage.

Voici les principaux points qui m'ont marqué après le changement.

1. Réduction du temps consacré à l'établissement des rapports

Avant : 1 à 2 heures pour la configuration ou les modifications importantes

Actuellement : En général, quelques minutes seulement

Pour bon nombre de clients, cela fait une grande différence.

2. Plus simple pour toute l'équipe

Tout le monde dans l'équipe n'a pas envie de se lancer dans des configurations de rapports complexes. Et franchement, ils ne devraient pas avoir à le faire.

DashThis est suffisamment simple pour que n'importe quel chargé de compte puisse s'en servir :

• Régler les widgets
• Modifier les mises en page
• Tableaux de bord en double

Pas besoin de faire appel à un « technicien ».

3. Une configuration plus fiable

Une chose qui était autrefois frustrante, c'était l'instabilité.

DashThis est bien plus fiable. Une fois le tableau de bord configuré, il fonctionne tout simplement. Rien que cela élimine déjà bon nombre de petits désagréments dans le travail quotidien.

4. Une meilleure communication avec les clients

Des rapports clairs facilitent la communication avec les clients, c'est une évidence.

Avec DashThis :

• Les clients comprennent ce qu'ils ont sous les yeux
• Il y a moins de questions complémentaires
• Si nécessaire, des modifications peuvent être apportées rapidement

Cela rend tout le processus plus fluide.

5. S'adapte parfaitement à la croissance de votre entreprise

À mesure que le nombre de clients augmente, la production de rapports peut devenir chaotique en l'absence de structure.

Grâce à ses modèles et à une configuration cohérente, DashThis nous a permis de rester organisés sans compliquer les choses.

Exemple de configuration d'un tableau de bord

Essayez ce modèle avec vos données

Un tableau de bord type chez nous comprend :

• Aperçu des performances de la campagne
• Coût par conversion
• Volume de conversion
• Campagnes et mots-clés les plus performants
• Tendances en matière de performance

Comment aborder le reporting en tant qu'agence de marketing

D'après notre expérience, l'outil en lui-même importe moins que la façon dont il s'intègre à votre flux de travail.

Si vous êtes en train d'évaluer des solutions de reporting, voici les éléments qui comptent le plus :

1. Facilité d'utilisation : Votre équipe peut-elle l'utiliser sans difficulté ?
2. Fiabilité : Fonctionne-t-il de manière constante sans tomber en panne ?
3. Flexibilité : Pouvez-vous adapter rapidement les rapports aux besoins de différents clients ?
4. Automatisation : Réduit-elle le travail manuel au lieu d'en créer davantage ?
5. Accessibilité : Les clients peuvent-ils facilement comprendre et accéder aux données ?

Pour nous, DashThis répondait mieux à nos besoins que les outils que nous utilisions auparavant, c'est pourquoi nous l'avons conservé.

• Si vous souhaitez vous faire une meilleure idée de l'aspect des tableaux de bord, vous pouvez jeter un œil ici :
  https://dashthis.com/google-ads-report/ 
• Et plus généralement, à propos des outils de reporting :
  https://dashthis.com/marketing-reporting-software/

Réflexions finales

Les rapports doivent faciliter votre travail, et non vous ralentir.

Pour nous, le passage à DashThis ne visait pas tant à bénéficier de fonctionnalités supplémentaires qu'à simplifier un processus qui était devenu inutilement compliqué.

Cela nous a permis de gagner du temps, de réduire les frictions au sein de l'équipe et de rendre les rapports plus faciles à comprendre pour les clients.

Si vous êtes en train de repenser votre système de reporting, cela vaut vraiment la peine de tester quelques outils pour voir ce qui fonctionne réellement dans votre travail quotidien. Dans notre cas, DashThis s'est avéré être la solution la plus pratique.

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