Comment optimiser les processus des agences : guide des bonnes pratiques

Demandez à n'importe quel grand cabinet de conseil en gestion et ils vous diront que l'optimisation des systèmes et des processus est la clé de la réussite d'une entreprise. La mise en place de modèles pour les processus que vous répétez quotidiennement rendra votre agence de marketing plus efficace et plus efficiente, ce qui se traduira par des méthodes internes et des relations avec les clients plus fructueuses. Mais comment mettre en œuvre et maximiser l'efficacité de votre agence à tous les niveaux, du processus d'intégration aux contrôles et à la gestion de l'agence ?

Dans cet article, nous vous présentons tout ce que vous devez savoir sur la mise en œuvre des meilleures pratiques dans le processus de votre agence.

Qu'est-ce qu'un processus d'agence ?
Comment mettre en place des processus d'agence optimaux ?
Comment DashThis peut vous aider à optimiser votre flux de travail

Qu'est-ce qu'un processus d'agence ?

Pensez aux systèmes en place dans n'importe quelle société ou entreprise. Comment la communication est-elle organisée avec les nouveaux clients ou les nouveaux employés ? Quels sont les documents, les confirmations et les factures envoyés aux parties prenantes ? Quand les réunions ont-elles lieu et comment la communication entre les employés de l'agence fonctionne-t-elle ?

Les processus de l'agence sont les systèmes de gestion qu'une organisation utilise pour gérer ses opérations à tous les niveaux. Il s'agit de la méthode, du système, de la technologie ou des employés impliqués dans chaque étape de la planification, de l'exécution, de l'achèvement et du suivi.

Comment mettre en place des processus d'agence optimaux

La mise en place de ces systèmes et méthodes est un processus d'amélioration continue et peut sembler une lourde charge de travail. Mais une fois les processus mis en place, l'agence de création bénéficiera, sur le plan financier et opérationnel, de l'approche rationalisée adoptée par l'ensemble de l'équipe. Voici comment vous pouvez mettre cela en place avec votre équipe créative.

Établir les bases

Avant d'essayer d'améliorer vos méthodes opérationnelles, commencez par obtenir une vue d'ensemble du paysage. Il s'agit d'un audit du flux de travail.

1. Dresser la liste de toutes les tâches

Organisez une réunion de lancement au cours de laquelle vous dresserez une liste de tout ce que votre équipe fait quotidiennement. Schématisez les étapes de vos processus du début à la fin et identifiez les points de friction, les répétitions, les défis ou les pertes de temps rencontrés par les membres de votre équipe. Évaluez les croisements, par exemple si plusieurs personnes sont confrontées aux mêmes tâches répétitives dans le processus d'accueil des clients? Un chargé de clientèle se retrouve-t-il à répéter des tâches à cause d'un processus inefficace ? Comprenez les tenants et les aboutissants de l'approche actuelle de votre entreprise afin d'identifier les domaines qui font systématiquement perdre du temps et qui doivent être améliorés.

2. Fixer des objectifs à l'aide de la structure SMART

La fixation d'objectifs est un élément essentiel pour progresser. Pourtant, nous savons tous que les objectifs vagues et ouverts tels que "économiser plus d'argent", "perdre du poids" ou "améliorer l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée" sont rarement efficaces car ils ne prévoient pas d'étapes concrètes.

La structure SMART vous aidera à orienter vos objectifs vers des jalons réalisables et assortis d'échéances. SMART est un acronyme qui signifie

Spécifique : Veillez à ce que chaque objectif soit précis et limité. Pensez à "économiser sur les frais généraux mensuels" et non à "gagner plus d'argent".
Mesurable : Déterminez comment vous allez déterminer si vous faites des progrès. Quand et comment allez-vous procéder à l'évaluation ? Certains objectifs, comme l'augmentation du chiffre d'affaires, sont faciles à mesurer. D'autres objectifs, tels que l'amélioration de la satisfaction des clients, peuvent nécessiter des mesures plus créatives. mesures.
Atteignable : Veillez à ce que l'objectif soit raisonnablement réalisable. Si vous êtes une agence qui compte actuellement 15 clients, commencez par un objectif qui vise à en gagner cinq de plus. Ne vous fixez pas pour objectif d'acquérir 100 nouveaux clients au cours du mois suivant.
Pertinent : L'objectif doit correspondre aux objectifs à long terme de l'entreprise. Par exemple, ne vous fixez pas pour objectif d'augmenter le nombre de panneaux d'affichage alors que votre entreprise cherche à accroître sa présence numérique. Au contraire, l'objectif est d'augmenter le nombre d'adeptes sur les médias sociaux.
Basé sur le temps : Donnez-vous une date limite et des paramètres temporels pour élaborer un plan réalisable. Par exemple, gagner 1 000 nouveaux followers sur Instagram d'ici la fin du troisième trimestre.

3. Obtenir du client tout ce dont il a besoin

Assurez-vous de disposer de toutes les informations nécessaires dès le départ, afin d'être en mesure de proposer des produits livrables efficaces et de progresser étape par étape, garantissant ainsi que la réussite du client.

Obtenir les bons outils

Lors de la mise en place des processus de votre agence, vous devrez utiliser des programmes permettant de gagner du temps pour aider votre équipe à s'acquitter des fonctions quotidiennes les plus courantes : la communication, le partage et les réunions. Voici quelques-unes des applications et des programmes qui ont aidé les petites entreprises et les nouvelles entreprises à établir une feuille de route vers l'efficacité :

Communication: Slack, Google Chatet Microsoft Teams
Partage de documents et de matériel: Google Drive, OneDrive, Dropboxet WeTransfer
Réunion: Calendly, Zoomet CalendarHero

Hiérarchiser les tâches et s'assurer que les rôles de chaque membre de l'équipe sont clairs.

Cela nous ramène à la structure des objectifs SMART, en particulier aux éléments "mesurables" et "temporels". Lors de l'attribution des projets et de la délégation du travail, veillez à ce que tous les membres de l'équipe connaissent les paramètres de leur rôle. Un briefing créatif clarifie le travail dont chaque personne sera responsable, la date limite et les tâches associées à cet objectif d'étape.

Utiliser le développement automatisé

Vous souvenez-vous de l'époque où vous contrôliez vos tâches et processus quotidiens afin d'identifier les domaines dans lesquels votre équipe perdait du temps et des efforts ? Les outils de gestion de projet permettent de résoudre ces problèmes et de mettre fin aux pertes de temps.

Commencez par créer un diagramme de flux de travail de votre organisation, depuis la première demande de renseignements jusqu'à l'achèvement du projet. Utilisez ensuite ces informations pour élaborer avec précision un modèle de gestion de projet qui automatise votre communication et vos processus à l'aide d'outils numériques, notamment :

Organiser des réunions régulières de contact

Fixez des créneaux horaires prévisibles où vous ferez régulièrement le point avec votre équipe pour évaluer les progrès, les statuts et l'état d'avancement du projet. Ces réunions augmenteront l'efficacité de l'équipe, en lui offrant un espace pour évoquer les points problématiques, les réalisations, etc., sans créer un excès de communication, de messagerie et de va-et-vient tout au long de la journée.

Utilisez les rapports pour suivre votre réussite

Il est maintenant temps d'aborder la partie "mesurable" du système d'objectifs SMART. Il est essentiel de mesurer les processus de votre agence pour optimiser votre efficacité, améliorer les opérations de votre équipe et comprendre si vous apportez des améliorations.

Le suivi des indicateurs clés de performance (ICP) est essentiel pour comprendre si vos efforts sont couronnés de succès, et il est important de savoir si vous êtes en mesure d'atteindre vos objectifs. DashThis vous permet de rationaliser toutes vos données marketing dans un seul rapport. Le programme a pour double objectif d'afficher vos indicateurs et de vous faire gagner du temps, en rassemblant toutes les données de votre entreprise en un seul endroit.

Avec DashThis, vous pouvez vous attendre à.. :

Consolidez vos points de données : Au lieu de vérifier vos statistiques dans Hubspot, puis Google Analytics, Facebook, Instagram Insights, et plus encore, vous pouvez alimenter chaque source dans un seul outil rationalisé avec un tableau de bord personnalisable qui se connecte à plus de 34 plateformes et apps.

Des données pertinentes pour votre entreprise: Nous proposons modèles pour s'adapter à tous les spécialistes du marketing, qu'ils soient spécialisés dans le SEM ou le SEO, les médias sociauxou l'eCommerce. Nous avons des tableaux de bord prêts à présenter les indicateurs les plus importants pour votre entreprise. Par exemple, si vous vous concentrez sur le référencement, notre modèle affiche des mesures telles que les visites de recherche organique, le taux de rebond, le temps moyen d'accès à une page, les conversions organiques et vos mots-clés les plus performants.

Partagez votre travail entre les membres de l'équipe: Tous les membres de l'équipe peuvent modifier et créer des tableaux de bord. Vous pouvez configurer votre page pour qu'elle soit automatiquement générée et distribuée afin que votre équipe et vos clients puissent bénéficier de mises à jour régulières.

Personnalisez vos rapports pour répondre à vos besoins en matière de marque et de fonctionnalité.: Organisez et affichez les données en fonction de vos priorités et utilisez des schémas de couleurs et des éléments visuels qui correspondent aux lignes directrices de votre marque. Incorporez des en-têtes, des logos, etc.

L'amélioration des processus de votre agence est un moyen sûr de faire passer votre entreprise à la vitesse supérieure. En vérifiant les points douloureux et les pertes de temps de votre équipe, vous pouvez incorporer avantageusement des applications, des outils et des logiciels qui vous feront gagner du temps et de l'énergie. En suivant le système de fixation d'objectifs SMART, vous pouvez suivre vos progrès et vos résultats avec DashThis, le logiciel de reporting le plus efficace et le plus rationalisé qui tire parti de toutes vos sources de données pour présenter les indicateurs les plus importants et les plus significatifs pour votre entreprise.

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