Rapports d'agence : 15 bonnes pratiques à connaître !

Vous voulez que vos rapports de marketing fassent sensation, qu'ils donnent à votre agence ce je-ne-sais-quoi, qu'ils aient l'air fantastique et qu'ils soient efficaces. C'est vrai ?

Je suis là pour vous aider à y parvenir !

Pour passer à la vitesse supérieure, voici les 15 meilleures pratiques à respecter lors de la création de vos rapports d'agence !

Laissez-moi vous expliquer.

Pourquoi les rapports d'agence sont-ils si importants ?

Les rapports d'agence sont essentiellement votre pain et votre beurre.

Sans rapport, comment votre agence peut-elle démontrer sa performance ?

Comment prouver que votre brillante stratégie a porté ses fruits ?

Comment prouver à votre client que votre agence vaut l'investissement ?

Vous ne pouvez pas !

En tant que spécialistes du marketing, nous savons tous que la communication est la clé de toute relation client-agence !
Et les rapports d'une agence sont le moyen idéal d'ouvrir et d'entretenir des discussions avec vos clients.

Les rapports d'agence peuvent également vous aider à expliquer à vos clients ce que vous faites pour aider leur entreprise et comment vous allez atteindre leurs objectifs. C'est un point essentiel, car les clients qui comprennent tout le travail que vous faites pour eux apprécieront beaucoup plus votre agence et continueront donc à faire affaire avec vous.

Vous ne me croyez pas ? Demandez à Darian de Jelly Marketing :

Si vous pensez que l'établissement de rapports est trop fastidieux, que c'est une perte de temps précieux que vous pourriez consacrer à vos stratégies de marketing, détrompez-vous ! De nos jours, tout cela peut être fait automatiquement ! Il vous suffit d'utiliser un outil de reporting automatisé.

Que devez-vous faire pour créer de superbes rapports pour vos clients ?

Suivez ces 15 meilleures pratiques en matière de rapports d'agence et vous serez comblé :

Les 15 meilleures pratiques en matière de rapports d'agence

1. Afficher d'abord les données les plus pertinentes

Si vos clients doivent parcourir l'ensemble du rapport pour trouver les données relatives à leurs principaux objectifs, ils perdent du temps, et personne n'aime le temps perdu ! Vos clients doivent savoir ce qu'il en est de leurs objectifs de marketing numérique en un clin d'œil.

Veillez donc à faire figurer toutes les données les plus importantes dans votre rapport d'agence. En général, les clients veulent savoir combien ils ont dépensé, si cela a porté ses fruits (ventes, prospects, trafic) et quel a été leur retour sur investissement. Toutes les autres informations et les détails de la campagne peuvent être relégués à la page 2 ou 3.

2. Ajouter des notes aux données de votre rapport

En cas de baisse ou de pic soudain dans l'un de vos ICP, ajoutez une note à côté de l'ICP en question afin de l'expliquer immédiatement. Vous ne voulez pas que votre client commence à paniquer à cause d'une variation normale.

Il est important que vos notes soient directement attachées aux données en question, au lieu d'être perdues au bas d'une note de bas de page 3 pages plus loin. Il sera ainsi plus facile pour votre client de les voir et de les comprendre immédiatement.

3. Expliquez vos résultats

Ne vous contentez pas d'envoyer votre rapport, donnez votre avis d'expert sur vos résultats.

Le mois a-t-il été bon ? Sommes-nous sur la bonne voie ? Que s'est-il passé qui mérite d'être mentionné ? Vos clients veulent le savoir ! Inscrivez vos idées en haut ou en bas de votre rapport, en décrivant brièvement ce qu'il faut comprendre des données de ce mois.

4. Ajouter des images à vos rapports

Ajoutez des images pour voir exactement de quoi nous parlons.

Dans un rapport de marketing, il peut être difficile d'imaginer quelle publicité apporte le plus de trafic ou de ventes sans un certain contexte. Les images sont un moyen facile de résoudre ce problème. En ajoutant des photos de vos annonces les plus performantes, vous aurez une meilleure idée de ce qui fonctionne le mieux visuellement pour votre client, ce qui pourra l'aider à prendre des décisions à l'avenir.

5. Affichez les données de votre rapport en sections

Pour obtenir un rapport plus clair et plus lisible, veillez à ajouter des sections et des en-têtes.

Vos clients pourront naviguer efficacement dans le rapport et obtenir rapidement les informations qu'ils souhaitent. Par exemple, vous pouvez présenter un résumé sur la première page, suivi de sections sur les médias sociaux, le marketing direct et le référencement.

6. Mettez votre rapport en perspective

Rassurez vos clients en leur donnant un aperçu de ce qui a été fait dans le passé et de ce qui va suivre.

Étant donné que les stratégies de marketing peuvent prendre un certain temps avant de porter leurs fruits, il est important de dresser la liste de vos actions antérieures en relation avec les résultats d'aujourd'hui. Cela peut également aider à donner à votre client une perspective dans des situations telles qu'une baisse récurrente du trafic pendant les vacances. Vous devriez également donner des indications sur les prochaines étapes de vos différents projets. Vos clients seront rassurés et sauront exactement où vont vos stratégies.

7. Personnaliser les rapports de votre agence

Vous ne voulez pas faire une première impression étonnante ?

Veillez à personnaliser vos rapports pour qu'ils correspondent à l'image de marque de votre agence ou, mieux encore, à celle de votre client. Vous pouvez vous contenter d'ajouter un logo ou aller jusqu'au bout et créer un rapport en marque blanche avec une URL, des couleurs, un arrière-plan et bien d'autres choses encore. Vous aurez l'air plus professionnel et vous aurez un avantage sur la concurrence.

8. Planifiez votre rapport

Les rapports peuvent prendre plusieurs heures au cours d'un mois, alors réservez du temps dans votre emploi du temps pour créer des rapports de qualité.

Veillez à créer les rapports que vos clients méritent ; n'attendez pas la toute dernière minute, en vous dépêchant de faire quelque chose. Si vous n'avez pas assez de temps à consacrer à vos rapports chaque semaine ou chaque mois, vous pouvez utiliser un outil de reporting automatisé qui fera tout le travail à votre place. Vous obtiendrez d'excellents rapports en un rien de temps.

9. Rassemblez toutes vos données dans un même rapport

Il peut être assez déroutant pour votre client d'avoir un rapport pour chaque source de données.

Vous créez des campagnes sur différents sites web, réseaux de médias sociaux et plateformes publicitaires, mais vos clients ont besoin de connaître leurs coûts globaux, leurs gains et leur retour sur investissement. Il n'est pas très utile de tout afficher séparément dans différents rapports. Rassemblez plutôt toutes ces données dans un seul rapport, facilement compréhensible. Pour simplifier encore les choses, utilisez un outil qui peut faire le calcul à votre place et créer automatiquement votre rapport tout-en-un.

10. Créer un rapport en ligne

Ne serait-ce pas formidable si vos clients pouvaient accéder à leurs données actualisées, en toute autonomie, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 ?

Et si je vous disais que c'est en fait très facile à faire ! Il suffit de créer un rapport d'agence en ligne qui se met à jour automatiquement et de leur en donner l'URL. Ainsi, ils n'auront pas à vous appeler pour obtenir leurs derniers résultats, et vous n'aurez pas à aller chercher les données à chaque fois qu'ils auront besoin d'une mise à jour. Tout le monde y gagne !

11. Présenter vos données dans un rapport agréable à l'œil

Personne n'a envie de recevoir une feuille de calcul Excel hideuse avec des listes de chiffres interminables.

Non seulement c'est vertigineux, mais c'est aussi difficile à digérer. Si vous voulez que vos clients lisent et comprennent vos rapports, présentez-les de manière agréable et dynamique en ajoutant des graphiques et des diagrammes faciles à lire, au lieu d'un simple tableau de chiffres.

12. Utilisez vos rapports comme outils de discussion

Vous devez utiliser votre rapport comme un moyen d'entamer une conversation avec votre client, mais ce ne doit pas être la seule occasion où il entend parler de vous.

Veillez donc à effectuer un suivi après l'envoi de vos rapports : vérifiez si votre client les a lus, s'il a tout compris et s'il se sent bien par rapport aux résultats et aux projets à venir. Si vous n'avez pas le temps d'effectuer un suivi après chaque rapport, planifiez-le trimestriellement pour être sûr de ne pas l'oublier.

13. Ajoutez de la diversité aux graphiques de votre rapport

Vous ne voulez pas que vos clients s'endorment en regardant votre rapport illisible, n'est-ce pas ?

Pour obtenir un rapport dynamique et facile à lire, veillez à ne pas utiliser toujours le même type de graphique. Utilisez différents formats : diagrammes à barres, graphiques linéaires, tableaux, diagrammes circulaires, listes, chiffres, beignets, tout !

14. Simplifiez votre vie en matière de rapports en utilisant des modèles

N'hésitez pas à utiliser des modèles de rapport pour démarrer le processus de reporting ; vous obtiendrez tous les indicateurs clés de performance les plus importants dont vous avez besoin en fonction de votre type de rapport, sans même y penser.

Une fois que la base de votre rapport d'agence est faite, il vous suffit de personnaliser votre rapport en fonction des particularités de chaque client.

15. Disposer d'un système d'envoi automatisé de courriels

Économisez des heures de travail chaque mois !

Utilisez un outil de reporting qui permet de programmer l'envoi d'un courrier électronique. Vos rapports seront envoyés automatiquement chaque mois avec les données mises à jour. En cas d'oubli, de maladie ou de vacances, vos rapports seront toujours envoyés !

Les rapports d'agence ne doivent pas nécessairement prendre beaucoup de temps !

Et voilà !

Les 15 meilleures pratiques à garder à l'esprit pour vos prochains rapports. Prêt à impressionner vos clients ? Vous voulez améliorer vos rapports ?

Qu'attendez-vous ?

Vous voulez des rapports parfaits, prendre le temps de discuter avec vos clients, construire une bonne relation. Mais les feuilles de calcul Excel et la collecte manuelle de données, personne n'a le temps pour ça !

Comptez sur notre outil de reporting automatisé pour faire tout le travail fastidieux à votre place, afin que vous ayez tout le temps nécessaire pour vous concentrer sur ce qui compte vraiment : vos clients.

Détendez-vous, prenez un cocktail et laissez-nous nous occuper de tout.