Top 5 des processus et idées d'automatisation des agences pour vous aider à vous développer

Investir du temps dans l'automatisation des agences et revoir vos processus internes revient à affûter vos outils de marketing - c'est un travail "peu sexy" mais nécessaire.

Bien sûr, vous pourriez surmonter les inefficacités par la force brute, mais il y a une meilleure façon de procéder. En révisant les processus et en automatisant les tâches manuelles, vous ouvrez la voie à un travail de qualité avec moins d'efforts. 

Nous vous aiderons à commencer votre parcours pour devenir une agence d'automatisation grâce à un processus étape par étape. 

• Quels sont les processus d'automatisation des agences ?
• Automatiser son agence : par où commencer ?
• - Établir une base de référence
• - Déterminer les points problématiques actuels
• - Obtenir un retour d'information de la part des clients
• 5 processus d'automatisation qui font gagner du temps aux agences
• - Optimisez vos réunions internes
• - Examinez votre pile technologique
• - Utiliser des services d'automatisation pour assurer la cohérence des services
• - Travailler sur la communication interdépartementale
• - Rationaliser les processus d'établissement de rapports
• Gagner du temps grâce à l'automatisation

Quels sont les processus d'automatisation des agences ?

L'automatisation permet d'alléger les processus fastidieux des agences. Voici comment.

• Gagnez du temps en automatisant les flux de travail manuels : Comme pour les rapports automatisés simplifie les tâches répétitives comme la création et le partage d'un rapport avec vos clients, l'automatisation vous aide à vous concentrer sur des initiatives importantes, comme le travail facturable ou la formation de votre équipe.

• Améliorer l'accessibilité des données pour favoriser la prise de décision : Imaginez une plateforme d'automatisation du marketing ou un tableau de bord d'entreprise vous donnant des informations quotidiennes sur vos campagnes de marketing à 10 heures du matin. Vous saurez à quel point la génération de prospects vous permettant de mesurer les progrès réalisés, de doubler les opportunités ou de rectifier rapidement le tir.

• Clarifier les procédures opérationnelles standard (POS) : Il s'agit de lignes directrices sur les processus internes reproductibles tels que la programmation de réunions internes, la préparation de produits livrables ou l'accueil des clients. Les procédures opérationnelles standardisées rationalisent les processus opérationnels au sein des équipes, qu'elles soient à distance ou en personne.

Nous comprenons. Tout cela n'est pas aussi sexy que de concevoir une nouvelle stratégie qui déplace des montagnes pour vos clients. 

Mais lorsque 57 % des 1 000 professionnels américains de la bureautique interrogés en 2021 déclarent qu'il est important de trouver rapidement des dossiers et des documents, mais qu'ils ne disposent pas d'un système interne efficace pour le faire, il est clair que les processus internes sont importants pour l'efficacité de votre agence.

Automatiser son agence : par où commencer ?

Étape 1 : Établir une base de référence

Tout d'abord, identifiez les processus inefficaces à l'aide d'un audit de temps.

Par exemple, lors de l'examen de votre agence de votre agence, vous pourriez vous poser la question suivante :

• Quel est le délai habituel entre la conclusion de la vente, la signature des documents et la programmation d'une réunion de lancement ? 
• Combien de temps faut-il pour collecter des informations auprès du client, telles que les identifiants de compte et les informations commerciales essentielles ? 
• De combien de temps avez-vous besoin pour préparer et planifier un appel de découverte ou une réunion de lancement ? 

Autres critères de référence :

• Référez-vous aux commentaires des membres de votre équipe et de vos clients. 
• Analyser les indicateurs internes de l'entreprise tels que appels de vente ou indicateurs financiers.

Consultez ce rapport de suivi des appels avec vos propres données 

Mesures à prendre : Notez vos activités hebdomadaires et le temps que vous y consacrez.

Conseil : La révision des processus de votre agence prend du temps ! Plutôt que de revoir l'ensemble du processus, commencez par de petites étapes et optimisez chacune d'entre elles.

Étape 2 : Déterminer les points problématiques actuels

À la fin d'un projet, les équipes techniques organisent des réunions rétrospectives pour obtenir un retour d'information et réfléchir. 

Utilisez des rétrospectives programmées régulièrement (toutes les deux semaines ou après une étape importante du projet) pour recueillir les commentaires des membres de votre équipe sur ce qui ne fonctionne pas. 

Utiliser la fonction Démarrer Arrêter Continuer pour générer facilement des idées et les étapes suivantes. Cette méthode rétrospective divise les activités et les décisions en trois catégories.

• Les choses à commencer 
• Ce qu'il faut arrêter
• Choses à continuer à faire

Source : A propos de l'exercice Start Stop Continue

Conseil : outre Start Stop Continue, il existe de nombreux autres formats tels que Heureux, Triste, Fâché pour suivre la santé émotionnelle de votre équipe. Expérimentez différents formats de rétrospective pour voir lequel convient le mieux à votre équipe.

Mesures à prendre : Choisir un format rétrospectif pour recueillir les points de douleur.

Étape 3 : Obtenir un retour d'information de la part des clients.

Demandez à vos clients réguliers de vous faire part de leurs commentaires sur les améliorations à apporter, ou utilisez une enquête de satisfaction pour recueillir des informations précieuses.

Mesures à prendre : 

• Concevoir une enquête pour recueillir les réactions des clients 
• Référez-vous à votre Net Promotor Score (NPS) et contactez les clients dont le score est inférieur à 8/10
• Appelez vos clients ou rencontrez-les dans un cadre semi-décontracté pour assurer le suivi.  

5 processus d'automatisation qui font gagner du temps aux agences 

Quels processus devriez-vous automatiser ou rationaliser dans votre agence ? 

Voici quelques idées.

1. Optimisez vos réunions internes

Avez-vous participé à une réunion qui vous a semblé être une perte de temps ? 

Si c'est le cas, vous n'êtes pas seul. Selon Atlassianles employés assistent à 62 réunions par mois, mais seulement la moitié d'entre elles sont productives. Encore plus étonnant, la suppression des réunions inutiles en 2022 permettrait d'économiser près de 2,5 millions de dollars par an pour une entreprise de 100 personnes.

Par conséquent, si vous voulez devenir une agence plus efficace, commencez à optimiser la façon dont vous organisez les réunions.

2 idées concrètes pour vous aider à revoir votre façon d'organiser et de diriger les réunions : 

Donnez à vos réunions un ordre du jour et une structure clairs. 

Le siège de Groove structure ses réunions hebdomadaires du lundi à la minute près, afin d'en tirer le meilleur parti.

Envoyez une prélecture avant les réunions : 

Avant une réunion, utilisez un KPI comme DashThis pour créer un tableau de bord et l'envoyer à votre partie prenante ou à votre client.

Téléchargez ce modèle de rapport de conseil d'administration avec vos propres données !

Le fait de disposer d'éléments de référence permet de situer le contexte et de faciliter la prise de décision lors des réunions. Ajouter explications à chaque mesure pour faire passer votre message.

Actions à entreprendre : 

• Réexaminer la façon dont vous menez les réunions
• Utiliser les modèles de rapport de DashThis modèles de rapports pour un examen plus efficace des indicateurs lors des réunions

2. Examinez votre pile technologique

Vos outils d'abonnement payants apportent-ils une valeur ajoutée à votre entreprise ? 

Examinez les dernières dépenses de votre département en matière d'abonnements ou demandez à votre service financier le dernier rapport sur les dépenses en matière d'abonnements.

Les outils destinés aux agences de marketing entrent généralement dans ces catégories : 

• Outils de gestion de projet et de collaboration tels que Slack ou Asana
• Outils de reporting 
• Outils de gestion de la relation client ( CRM) tels que Pipeline CRM
• Logiciel d'automatisation du marketing comme HubSpot ou Marketo
• Outils de marketing par courrier électronique 
• Outils de gestion des médias sociaux 
• Systèmes de saisie des données

Faut-il conserver un abonnement ? 5 questions à se poser lors de votre audit d'abonnement : 

• Avez-vous utilisé l'outil au cours des 3 à 6 derniers mois ? 
• Mon équipe aime-t-elle utiliser ces outils au quotidien ? 
• Comment cet outil nous aide-t-il à atteindre nos objectifs commerciaux ? 
• Suis-je satisfait de la valeur que me procurent mes outils ? 
• Les outils existants peuvent-ils fournir les fonctionnalités dont j'ai besoin ? 

3. Utiliser des services d'automatisation pour assurer la cohérence des services

Passez en revue les processus de gestion de projet que vous utilisez pour travailler avec vos clients, par exemple la façon dont vous vous y prenez : 

• Embarquer un nouveau client ou un nouvel employé
• Contacter de nouveaux clients potentiels
• Créer une proposition de vente 
• Gérer des services ou des tâches répétitifs comme la rédaction de contenu ou la mise en place d'une campagne d'emailing 
• Rapport sur les campagnes en cours 

Demandez-vous maintenant si votre agence peut automatiser ces processus pour en assurer la cohérence. Par exemple, l'envoi régulier de rapports sur les clients est un moyen simple mais efficace d'entretenir des relations solides avec eux. 

Mais levez la main si vous avez oublié d'envoyer vos rapports clients à temps - simplement parce que vous aviez beaucoup d'autres choses à faire (pas de honte !). 

Pourquoi ne pas automatiser ces processus chronophages mais essentiels ? Voici comment mettre en place un envoi automatique de rapports dans DashThis pour vous assurer que vos rapports clients sont toujours envoyés à temps.

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4. Travailler sur la communication interdépartementale (et les relations avec les clients !)

Au fur et à mesure que votre agence se développe, vous avez besoin de processus plus intentionnels pour définir la manière dont les différents départements travaillent ensemble. 

Organiser des réunions régulières.

Vous examinez les performances de la page d'atterrissage avec une autre équipe ? Fixez un rendez-vous hebdomadaire pour faire le point sur vos progrès, mesurer les indicateurs clés de conversion et décider de la marche à suivre. Faites de l'échange d'informations une priorité pour vos équipes et évitez les cloisonnements organisationnels. 

Les réunions seront plus efficaces si tout le monde consulte la même application ou le même document, d'où l'utilité des tableaux de bord.

Les équipes de marketing et de vente d'une petite entreprise de commerce électronique peuvent passer en revue les indicateurs des deux équipes grâce à ce rapport sur les ventes de commerce électronique modèle.

Obtenez ce modèle de boutique en ligne avec vos propres données ! 

Rationaliser la communication

Qu'il s'agisse de communiquer avec des équipes internes ou des clients, les rapports de DashThis peuvent vous aider à rationaliser la communication en expliquant une mesure ou en partageant des informations exploitables dans un rapport. Lorsque les clients consultent le rapport en direct, ils voient ces notes à valeur ajoutée en relation avec le rapport.

Voyez-le en action : Découvrez comment Jelly Marketing a économisé 20 heures par semaine grâce à DashThis. étude de castout en apportant plus de valeur à leurs clients.

5. Rationaliser les processus d'établissement de rapports

En tant que spécialistes du marketing numérique, vous traitez quotidiennement des données, que ce soit à partir d'outils d'automatisation du marketing ou en analysant le parcours du client. 

Mais selon une enquête de étude HubSpot de 2021la collecte, l'organisation et l'analyse des données sont les principales sources de perte de temps pour les spécialistes du marketing, qui consacrent 3,55 heures par semaine à l'établissement de rapports manuels.

Investir dans logiciel de reporting d'agence pour automatiser le processus de reporting permet de réduire ce processus à quelques minutes tout en vous aidant à créer des rapports significatifs pour communiquer les performances de votre campagne, comme l'a fait l'agence de référencement LeadLogic avec DashThis et Moz

Mesures à prendre : 

• Évaluez le temps que vous consacrez à la création de rapports sur les clients. Un outil de reporting pourrait-il vous aider à gagner du temps ? Essayez notre version d'évaluation complète de 15 jours ou parcourez nos modèles de rapports pour avoir un aperçu de ce qu'il est possible de faire.

Gagner du temps grâce à l'automatisation

Si vous avez l'habitude de tout faire manuellement ou si vous avez trop de choses à faire pour regarder comment vous faites les choses, nous comprenons ! 

Il peut sembler bizarre, voire inutile, de se tourner vers l'intérieur. 

Mais n'oubliez pas qu'il n'est pas nécessaire d'améliorer tous les aspects de votre organisme en même temps. Consacrez 15 à 30 minutes à l'examen de l'un ou l'autre de ces conseils pour rationaliser les processus de votre agence. Que vous souhaitiez changer d'échelle ou prendre plus de jours de congé, nous avons tout ce qu'il vous faut. 

Au fil du temps, les changements mineurs s'accumulent. Commencez par vos rapports clients et voyez si notre solution d'automatisation peut faire la différence. Nous vous proposons une période d'essai de 15 jours; aucune carte de crédit n'est requise.