Comment optimiser les processus des agences : guide des meilleures pratiques

Demandez à n'importe quel grande société de conseil en gestion et ils vous diront qu'avoir des systèmes et des processus optimisés est la clé du succès d'une entreprise. La mise en place de modèles pour les processus que vous répétez quotidiennement rendra votre agence de marketing plus efficace et efficiente, ce qui conduira à des méthodes internes et des relations clients plus fructueuses. Mais comment mettre en œuvre et optimiser l'efficacité de votre agence à tous les niveaux, du processus d'intégration aux contrôles et à la gestion de l'agence ?

Dans cet article, nous allons présenter tout ce que vous devez savoir sur la mise en œuvre des meilleures pratiques dans votre processus d'agence.

• Que sont les processus de l'agence ? 
• Comment construire des processus d'agence optimaux ?
• Comment DashThis peut vous aider à optimiser votre flux de travail

Que sont les processus de l'agence ?

Pensez aux systèmes en place dans toute société ou entreprise. Comment la communication est-elle organisée avec les nouveaux clients ou les nouveaux employés ? Quels documents, confirmations et factures sont envoyés aux parties prenantes ? Quand ont lieu les réunions et comment fonctionne la communication entre les employés de l'agence ? 

Les processus de l'agence sont les systèmes de gestion qu'une organisation utilise pour mener ses opérations à tous les niveaux. Cela inclut la méthode, le système, la technologie ou les employés impliqués dans chaque étape de la planification, de l'exécution, de la réalisation et du suivi. 

Comment mettre en place des processus d'agence optimaux

La mise en place de ces systèmes et méthodes est un processus d'amélioration continue et peut sembler être une lourde charge de travail. Mais, une fois les processus mis en place et opérationnels, l'agence de création bénéficiera, sur le plan financier et opérationnel, de l'approche rationalisée adoptée par l'ensemble de l'équipe. Voici comment vous pouvez mettre cela en place avec votre équipe créative. 

Définir les bases 

Avant d'essayer d'améliorer vos méthodes opérationnelles, commencez par obtenir une vue d'ensemble du paysage. Considérez cela comme un audit du flux de travail. 

1. Liste de toutes les tâches

Organisez une réunion de lancement au cours de laquelle vous dresserez la liste de tout ce que votre équipe fait quotidiennement. Schématisez les étapes de vos processus du début à la fin et identifiez les points de friction, les répétitions, les défis ou les pertes de temps rencontrés par les membres de votre équipe. Évaluez les croisements, par exemple si plusieurs personnes sont confrontées aux mêmes tâches répétitives dans le processus d'accueil du client ? Un gestionnaire de compte se retrouve-t-il à répéter le travail à cause d'un processus inefficace ? Comprenez les tenants et les aboutissants de l'approche actuelle de votre entreprise afin d'identifier les domaines qui font constamment perdre du temps et qui doivent être améliorés.

2. Fixer des objectifs en utilisant la structure SMART 

La fixation d'objectifs est un élément essentiel pour progresser. Pourtant, nous savons tous que les objectifs vagues et ouverts tels que "économiser plus d'argent", "perdre du poids" ou "améliorer l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée" fonctionnent rarement car ils ne prévoient aucune mesure concrète. 

La structure SMART vous aidera à orienter vos objectifs vers des étapes réalisables, dans le respect des délais. SMART est l'acronyme de 

• Spécifique : Assurez-vous que chaque objectif est précis et limité. Pensez à "économiser sur les frais généraux mensuels", pas à "gagner plus d'argent".
• Mesurable : Déterminez comment vous allez déterminer si vous faites des progrès. Quand et comment allez-vous évaluer ? Certains objectifs, comme l'augmentation des revenus, sont faciles à mesurer. D'autres, comme "améliorer la satisfaction des clients", peuvent nécessiter des mesures plus créatives. paramètres de mesure.
• Atteignable : Assurez-vous que l'objectif est quelque chose que vous pouvez raisonnablement accomplir. Si vous êtes une agence qui compte actuellement 15 clients, commencez par un objectif qui vise à en gagner cinq de plus. Ne vous fixez pas pour objectif d'acquérir 100 nouveaux clients au cours du mois suivant.
• Pertinent : L'objectif doit s'aligner sur les objectifs à long terme de l'entreprise. Par exemple, ne vous fixez pas pour objectif de développer davantage de panneaux d'affichage alors que votre entreprise vise à accroître sa présence numérique. Essayez plutôt de gagner plus d'adeptes sur les médias sociaux.
• Basé sur le temps : Donnez-vous une date limite et des paramètres temporels pour établir un plan actionnable. Par exemple, gagner 1 000 nouveaux followers Instagram d'ici la fin du troisième trimestre.

3. Obtenez du client tout ce dont vous avez besoin 

Assurez-vous de disposer de toutes vos informations dès le départ, afin d'être en mesure de proposer des produits livrables efficaces et une progression étape par étape, ce qui garantit le succès du client.

Se procurer les bons outils 

Lors de la mise en place des processus de votre agence, vous devrez vous appuyer sur des programmes permettant de gagner du temps pour aider votre équipe à naviguer dans les fonctions quotidiennes les plus courantes : communication, partage et réunion. Voici quelques-unes des applications et programmes qui ont aidé les petites et nouvelles entreprises à établir une feuille de route vers l'efficacité : 

• Communication: Slack, Google Chatet Microsoft Teams
• Partage de documents et de matériel: Google Drive, OneDrive, Dropboxet WeTransfer
• Réunion: Calendly, Zoomet CalendarHero

Hiérarchisez les tâches et assurez-vous que les rôles de chaque membre de l'équipe sont clairs. 

Cela nous ramène à la structure des objectifs SMART, en particulier aux éléments "mesurable" et "temporel". Lorsque vous attribuez des projets et déléguez des tâches, assurez-vous que chaque membre de l'équipe connaît les paramètres de son rôle. Un briefing créatif clarifie le travail dont chaque personne sera responsable, la date limite et les tâches associées à cet objectif clé. 

Utiliser le développement automatisé

Vous vous souvenez de l'époque où vous vérifiiez vos tâches et processus quotidiens pour identifier les domaines dans lesquels votre équipe perd du temps et des efforts ? Les outils de gestion de projet permettent de résoudre ces points sensibles et de mettre fin aux pertes de temps. 

Commencez par créer un diagramme du flux de travail de votre organisation, de la première demande entrante à l'achèvement du projet. Ensuite, utilisez ces informations pour construire avec précision un modèle de gestion de projet qui automatise votre communication et vos processus à l'aide d'outils numériques, notamment : 

• Trello
• Asana
• lundi.com
• Hubspot

Organisez des réunions régulières pour faire le point 

Établissez des créneaux horaires prévisibles où vous vous entretiendrez régulièrement avec votre équipe pour évaluer les progrès, les statuts et l'avancement du projet. Ces réunions augmenteront l'efficacité de l'équipe, en lui offrant un lieu où elle pourra évoquer les points sensibles, les réalisations, etc., sans créer un excès de communication, de messages et de va-et-vient tout au long de la journée. 

Utilisez les rapports pour suivre votre succès

Il est maintenant temps d'aborder la partie "mesurable" du système des objectifs SMART. Mesurer les processus de votre agence est essentiel pour optimiser votre efficacité, améliorer les opérations de votre équipe et comprendre si vous apportez des améliorations. 

Le suivi des indicateurs clés de performance (ICP) est essentiel pour comprendre si vos efforts sont couronnés de succès. DashThis vous permet de rationaliser toutes vos données marketing dans un seul rapport. Le programme a pour double objectif d'afficher vos indicateurs et de vous faire gagner du temps, en rassemblant toutes les données de votre entreprise en un seul endroit.

Avec DashThisvous pouvez vous attendre à :

• Consolidez vos points de données : Au lieu de vérifier vos statistiques dans Hubspot, puis Google Analytics, Facebook, Instagram Insights, et plus encore, vous pouvez alimenter chaque source dans un seul outil rationalisé avec un tableau de bord personnalisable qui se connecte à plus de 34 plateformes et apps.

• Données pertinentes pour votre entreprise: Nous proposons des modèles qui conviennent à tous les spécialistes du marketing, que vous soyez spécialisé dans le SEM, SEO, les médias sociauxou le commerce électronique. Nous avons des tableaux de bord prêts à présenter les mesures qui comptent le plus pour votre entreprise. Chaque modèle reflète les indicateurs clés de performance (KPI) adaptés à ce secteur. Par exemple, si vous vous concentrez sur SEO, notre modèle présente des mesures telles que les visites de recherche organique, le taux de rebond, le temps de chargement moyen des pages, les conversions organiques et vos mots-clés les plus performants.

• Partagez votre travail entre les membres de l'équipe: Tous les membres de l'équipe peuvent modifier et créer des tableaux de bord. Vous pouvez paramétrer votre page pour qu'elle soit automatiquement générée et distribuée afin que votre équipe et vos clients puissent bénéficier de mises à jour régulières.

• Personnalisez vos rapports en fonction de votre image de marque et de vos besoins fonctionnels.: Organisez et affichez les données en fonction de vos priorités et utilisez des schémas de couleurs et des visuels qui correspondent aux directives de votre marque. Incorporez des en-têtes, des logos, etc.

L'examen approfondi des processus de votre agence est un moyen sûr de faire passer votre entreprise au niveau supérieur. En examinant les points sensibles et les pertes de temps de votre équipe, vous pouvez intégrer avantageusement des applications, des outils et des logiciels qui vous feront gagner du temps et vous épargneront des soucis. En suivant le système de fixation d'objectifs SMART, vous pouvez suivre vos progrès et vos résultats à l'aide de DashThis, le logiciel de reporting le plus efficace et le plus rationnel qui exploite toutes vos sources de données pour présenter les indicateurs les plus importants et les plus significatifs pour votre entreprise. 

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