Rapports d'agence : 15 meilleures pratiques à connaître !

Vous voulez que vos rapports de marketing soient excellents, qu'ils donnent à votre agence ce je-ne-sais-quoi, qu'ils aient l'air fantastique et qu'ils soient efficaces. N'est-ce pas ?

Je suis là pour vous aider à y parvenir !

Pour faire passer votre jeu de rapports au niveau supérieur, voici les 15 meilleures pratiques à retenir lors de la création de vos rapports d'agence !

Laissez-moi le décomposer pour vous.

Pourquoi les rapports d'agence sont-ils si importants ?

Les rapports d'agence sont en fait votre pain et votre beurre.

Sans rapport, comment votre agence peut-elle démontrer sa performance ?

Comment pouvez-vous montrer que votre brillante stratégie a fonctionné ?

Comment pouvez-vous prouver à votre client que votre agence vaut bien l'investissement ?

Vous ne pouvez pas !

En tant que spécialistes du marketing, nous savons tous que la communication est la clé de toute relation client-agence !
Et le reporting d'une agence est le moyen idéal d'ouvrir et de maintenir les discussions avec vos clients.

Les rapports d'agence peuvent également vous aider à expliquer à vos clients ce que vous faites pour aider leur entreprise et comment vous allez atteindre leurs objectifs. Cet aspect est crucial, car les clients qui comprennent tout le travail que vous faites pour eux apprécieront beaucoup plus votre agence et continueront donc à faire affaire avec vous.

Vous ne me croyez pas ? Demandez à Darian de Jelly Marketing :

Si vous pensez que la production de rapports est trop fastidieuse, que c'est une perte de temps précieux que vous pourriez consacrer à vos stratégies de marketing, détrompez-vous ! Aujourd'hui, tout peut être fait automatiquement ! Il vous suffit d'utiliser un outil de reporting automatisé.

Maintenant, que devez-vous faire pour créer de superbes rapports pour vos clients ?

Suivez ces 15 meilleures pratiques en matière de rapports d'agence et vous serez en or :

Les 15 meilleures pratiques en matière de rapports d'agence

1. Affichez d'abord les données les plus pertinentes

Si vos clients doivent parcourir tout le rapport pour trouver les données relatives à leurs principaux objectifs, ils perdent leur temps, et personne n'aime perdre son temps ! Vos clients doivent savoir en un clin d'œil ce qu'il en est de leurs objectifs de marketing numérique.

Veillez donc à mettre en avant les données les plus importantes dans le rapport de votre agence. En général, les clients veulent savoir combien ils ont dépensé, si cela a porté ses fruits (ventes, prospects, trafic), et leur retour sur investissement. Toutes les autres informations et les détails de la campagne peuvent passer au second plan, en page 2 ou 3.

2. Ajoutez des notes aux données de votre rapport

En cas de baisse ou de pic soudain de l'un de vos indicateurs clés de performance, ajoutez une note à côté de cet indicateur afin de l'expliquer immédiatement. Vous ne voulez pas que votre client commence à paniquer à propos d'une variation normale.

Il est important que vos notes soient directement attachées aux données en question, au lieu d'être perdues au bas d'une note de bas de page 3 pages plus loin. Il sera plus facile pour votre client de les voir et de les comprendre immédiatement.

3. Expliquez vos résultats

Ne vous contentez pas d'envoyer votre rapport et d'en rester là, donnez votre avis d'expert sur vos résultats.

Était-ce un bon mois ? Allons-nous dans la bonne direction ? Que s'est-il passé qui mérite d'être mentionné ? Vos clients veulent le savoir ! Inscrivez vos intuitions en haut ou en bas de votre rapport, en décrivant brièvement ce qu'il faut comprendre des données de ce mois.

4. Ajoutez des images à vos rapports

Ajoutez des images pour voir exactement de quoi nous parlons.

Dans un rapport de marketing, il peut être difficile d'imaginer quelle publicité apporte le plus de trafic ou de ventes sans un certain contexte. Les images sont un moyen facile de résoudre ce problème. L'ajout de photos de vos publicités les plus performantes donne une meilleure idée de ce qui fonctionne le mieux visuellement pour votre client, ce qui peut ensuite l'aider dans ses décisions futures.

5. Affichez les données de votre rapport en sections

Pour obtenir un rapport plus clair et plus lisible, veillez à ajouter des sections et des en-têtes.

Vos clients pourront naviguer efficacement dans le rapport et accéder rapidement aux informations qu'ils souhaitent. Par exemple, vous pourriez avoir une section de résumé sur la première page, suivie des sections sur les médias sociaux, le PPC et SEO .

6. Ajoutez de la perspective à vos rapports

Rassurez vos clients en leur donnant un aperçu de ce qui a été fait dans le passé et de ce qui est prévu.

Comme les stratégies de marketing peuvent prendre un certain temps avant de commencer à porter leurs fruits, il est important de dresser la liste de vos actions précédentes en relation avec les résultats d'aujourd'hui. Cela peut également aider à donner à votre client une perspective dans des situations telles qu'une baisse récurrente du trafic pendant les vacances. Vous devriez également inclure quelques indications sur vos prochaines étapes concernant les différents projets. Vos clients seront rassurés et sauront exactement où vont vos stratégies.

7. Personnalisez les rapports de votre agence

Ne voulez-vous pas faire une première impression étonnante ?

Veillez à personnaliser vos rapports pour les adapter à l'image de marque de votre agence ou, mieux encore, à celle de votre client. Vous pouvez vous contenter d'ajouter un logo ou créer un rapport en marque blanche avec une URL, des couleurs, un arrière-plan, etc. personnalisés. Il aura l'air plus professionnel et vous donnera un avantage sur la concurrence.

8. Planifiez votre rapport

La création de rapports peut prendre plusieurs heures au cours du mois, alors réservez du temps dans votre agenda pour créer de bons rapports.

Veillez à créer les rapports que votre client mérite ; n'attendez pas la toute dernière minute, en vous précipitant pour faire quelque chose. Si vous n'avez pas assez de temps à consacrer à vos rapports chaque semaine ou chaque mois, vous pouvez utiliser un outil de reporting automatisé qui fera tout le travail pour vous. Vous obtiendrez d'excellents rapports en un rien de temps.

9. Rassemblez toutes vos données dans un même rapport

Il peut être assez déroutant pour votre client d'avoir un rapport pour chaque source de données.

Vous créez des campagnes sur différents sites web, réseaux de médias sociaux et plateformes publicitaires, mais vos clients ont besoin de connaître leurs coûts, gains et ROI globaux. Le fait de tout afficher séparément dans différents rapports n'est pas très utile. Rassemblez plutôt toutes ces données dans un seul rapport, facilement compréhensible. Pour plus de simplicité, utilisez un outil qui peut faire le calcul pour vous et créer automatiquement votre rapport tout-en-un.

10. Créer un rapport en ligne

Ne serait-il pas formidable que vos clients puissent accéder à leurs données actualisées, par eux-mêmes, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 ?

Et si je vous disais que c'est en fait très facile à faire ! Il suffit de créer un rapport d'agence en ligne qui se met à jour automatiquement et de leur donner l'URL. Ainsi, ils n'auront pas à vous appeler pour obtenir les derniers résultats, et vous n'aurez pas à aller chercher les données à chaque fois qu'ils auront besoin d'une mise à jour. Tout le monde y gagne !

11. Présentez vos données dans un rapport agréable à l'œil.

Personne n'a envie de recevoir une affreuse feuille de calcul Excel contenant des listes de chiffres interminables.

Non seulement c'est vertigineux, mais c'est difficile à digérer. Si vous voulez que vos clients lisent et comprennent vos rapports, présentez-leur une mise en page visuellement agréable et dynamique en ajoutant des graphiques et des tableaux faciles à lire, au lieu d'un simple tableau de chiffres.

12. Utilisez vos rapports comme outils de discussion

Vous devez utiliser votre rapport comme un moyen d'entamer une conversation avec votre client, mais ce ne doit pas être la seule occasion pour lui de vous contacter.

Veillez donc à effectuer un suivi après l'envoi de vos rapports : vérifiez si votre client les a lus, s'il a tout compris et s'il est satisfait des résultats et des projets à venir. Si vous n'avez pas le temps de faire un suivi après chaque rapport, planifiez-les tous les trimestres pour être sûr de ne pas oublier.

13. Ajoutez un peu de diversité aux graphiques de votre rapport

Vous ne voulez pas que vos clients s'endorment en regardant votre rapport illisible, n'est-ce pas ?

Pour obtenir un rapport dynamique et facile à lire, veillez à ne pas toujours utiliser le même type de graphique. Utilisez différents formats : diagrammes à barres, graphiques linéaires, tableaux, diagrammes circulaires, listes, chiffres, beignets, tout !

14. Simplifiez vos rapports en utilisant des modèles.

N'hésitez pas à utiliser des modèles de rapport pour lancer le processus d'établissement de rapports ; vous obtiendrez tous les indicateurs clés de performance les plus importants dont vous avez besoin en fonction de votre type de rapport, sans même y penser.

Une fois la base de votre rapport d'agence réalisée, il vous suffit de personnaliser votre rapport en fonction des particularités de chaque client.

15. Disposer d'un système automatisé d'envoi de courriels

Économisez des heures de travail chaque mois !

Utilisez un outil d'établissement de rapports qui offre la possibilité de programmer un envoi par courrier électronique. Vos rapports seront envoyés automatiquement chaque mois avec les données mises à jour. Si vous oubliez, si vous êtes malade ou en vacances, vos rapports seront quand même envoyés !

Les rapports d'agence ne doivent pas nécessairement prendre beaucoup de temps !

Voilà, c'est fait !

Les 15 meilleures pratiques que vous devez absolument garder à l'esprit pour vos prochains rapports. Prêt à impressionner vos clients ? Vous voulez améliorer votre jeu de rapports ?

Qu'est-ce que vous attendez ?

Vous voulez avoir des rapports parfaits, prendre le temps de discuter avec vos clients, construire une bonne relation. Mais les feuilles de calcul Excel et la recherche manuelle de données, personne n'a le temps pour ça !

Comptez sur notre outil de reporting automatisé pour faire tout le travail fastidieux à votre place, afin que vous ayez tout le temps du monde pour vous concentrer sur ce qui compte vraiment : vos clients.

Détendez-vous, prenez un cocktail et laissez-nous nous en occuper.