Comment planifier et mettre en œuvre le suivi des OKR pour votre agence de marketing

En tant que propriétaire d'une agence, vous savez à quel point il est important de fixer des objectifs. Ils vous donnent une direction claire à suivre et vous aident à la partager avec votre équipe. 

En pratique, tout cela semble très bien. 

Mais lorsque vous êtes occupé à veiller à ce que les projets respectent le calendrier, à préparer les présentations aux clients et à vous assurer que le personnel est payé à temps, il est facile de se fixer un objectif et de perdre de vue ses résultats. Ou encore de fixer un OKR et de s'efforcer de le mettre en œuvre efficacement dans l'ensemble de l'organisation ou de s'y tenir pendant toute l'année. 

Ce guide vous montrera une manière pratique de fixer des objectifs et d'en assurer le suivi en utilisant le cadre de fixation des objectifs et des résultats clés (OKR), et comment simplifier le suivi des progrès de l'OKR avec DashThis.

Table des matières

• DashThis explique : Qu'est-ce que le suivi OKR ?
• Pourquoi définir et suivre des OKR pour votre agence de marketing ? 
• Comment créer un OKR spécifique pour votre agence de marketing ?
• OKRs et KPIs : quelle est la différence ? Faut-il utiliser les deux ? 
• Comment suivre les OKR avec le logiciel OKR de DashThis ? 
• Rationaliser la définition des objectifs avec le logiciel de suivi OKR de DashThis

DashThis explique : Qu'est-ce que le suivi OKR ?

Développés par Andy Grove, ancien PDG d'Intel, et utilisés par des entreprises technologiques très performantes comme Google, Microsoft et Dropbox, les OKR fournissent un cadre structuré pour le suivi des objectifs et pour décider des priorités à donner à votre entreprise. 

Outre l'utilisation des OKR de l'entreprise pour communiquer les objectifs de votre agence, vous aurez également besoin d'un système pour mesurer les progrès des OKR et guider vos vérifications hebdomadaires. En général, les entreprises utilisent une combinaison de feuilles de calcul, d'outils de gestion de projet et de vérifications hebdomadaires pour suivre leurs performances et contrôler les progrès des OKR. 

Un outil OKR est un autre moyen de suivre vos objectifs. Outre la fixation d'objectifs, ces outils comprennent des fonctions de visualisation et de collaboration qui facilitent l'analyse des données et les discussions.

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Pourquoi définir et suivre des OKR pour votre agence de marketing ? 

Bien que les entreprises technologiques aient popularisé les OKR, ceux-ci profitent aux individus et aux organisations de toutes tailles. Les bons OKR constituent un excellent outil de définition des objectifs. Ils fournissent également un cadre pour la communication des progrès réalisés dans le cadre d'initiatives clés. Voici deux raisons pour lesquelles les OKR peuvent aider votre agence à devenir une organisation plus efficace. 

Communiquer les priorités et les actions de l'entreprise 

Des OKR bien définis façonnent votre processus de fixation des objectifs et garantissent l'alignement de l'équipe sur les objectifs. Par exemple, les bons OKR permettent à tous les membres de l'entreprise d'atteindre les mêmes objectifs. Voici comment ils peuvent vous aider à trois niveaux différents.

Communiquer les priorités de l'organisation : Le processus OKR permet aux parties prenantes et à la direction de l'entreprise de partager les priorités de l'entreprise avec les membres de l'équipe. Lorsqu'elles sont correctement définies et partagées à l'échelle de l'entreprise, les équipes peuvent toujours connaître les priorités actuelles et savoir sur quoi les autres équipes travaillent pour les atteindre.

Veiller à ce que les OKR de l'équipe s'alignent sur les priorités de l'organisation : Si l'une des priorités de l'entreprise est d'établir une stratégie de mise sur le marché dans un nouveau secteur vertical, votre équipe de développement commercial peut utiliser la méthode de définition des objectifs OKR pour discuter des priorités de l'équipe et travailler ensemble à la réalisation d'un objectif commun. Cette méthode permet de responsabiliser les équipes et de définir des attentes claires pour les dirigeants et les membres de l'équipe.

Motiver les membres de l'équipe : Selon une étude de Gallup , seuls 32 % des employés américains à temps plein et à temps partiel sont engagés au travail, tandis que 18 % sont activement désengagés. Les OKR peuvent aider les membres de l'équipe à garder une vue d'ensemble et à promouvoir l'engagement des employés. En utilisant les OKR, les membres de l'équipe peuvent aligner leurs priorités sur les objectifs de l'équipe.

Avec les OKR comme approche structurée, vous disposez d'un cadre éprouvé pour communiquer ce qui est important pour vous et vos parties prenantes, tout en devenant un meilleur dirigeant. 

Les études confirment l'efficacité des OKR bien exécutés. Une étude de Mooncamp montre que les entreprises les plus performantes utilisent davantage de canaux de communication et communiquent mieux et plus souvent. Ces entreprises ont également recours aux vérifications des OKR plus souvent que le groupe de comparaison. En outre, 83 % des entreprises interrogées reconnaissent que les OKR sont bénéfiques pour leur organisation. 

Orienter la prise de décision et la hiérarchisation des tâches 

L'établissement de priorités est essentiel à la réussite d'une entreprise, mais lorsque les tâches s'accumulent et que des problèmes urgents réclament votre attention, il est facile de perdre de vue ce qui est important.

Les OKR vous rappellent les objectifs de votre entreprise. Supposons que vous visiez un objectif de chiffre d'affaires à l'échelle de l'entreprise. Vous pouvez définir des OKR spécifiques pour vos équipes de vente et de marketing afin de soutenir cet objectif. Par exemple, les OKR de votre équipe marketing peuvent se concentrer sur l'augmentation du nombre de prospects qualifiés pour la vente, tandis que vous pouvez décomposer votre objectif de chiffre d'affaires pour assigner des objectifs de vente trimestriels à votre équipe commerciale. 

Comment créer un OKR spécifique pour votre agence de marketing ?

Les OKR décomposent un grand objectif en sous-objectifs plus tangibles et mesurables. Nous appelons ces sous-objectifs des résultats clés. Mais cette méthode n'est pas seulement utile aux entreprises technologiques bien établies. Dans cette section, nous allons décomposer le processus de définition des objectifs étape par étape. 

1. Définissez votre objectif

Les OKR reflètent les priorités de l'entreprise et de l'équipe. Il faut donc tenir compte des objectifs de l'entreprise pour le trimestre ou l'année à venir. Il peut s'agir d'augmenter le chiffre d'affaires d'un compte client d'un certain montant ou d'affiner les opérations internes pour les rendre plus durables. 

Imaginons que vous planifiez l'année à venir et que vous souhaitiez améliorer l'efficacité opérationnelle de votre agence de marketing. Comment traduire le terme "efficacité opérationnelle" en améliorations tangibles ou mesurer les progrès accomplis ? 

Le cadre des OKR vous aide à décomposer vos objectifs stratégiques en étapes réalisables. Elles guident votre personnel sur ce qu'il doit faire pour progresser vers un objectif stratégique. 

Un bon objectif doit être spécifique et réalisable. Voici un exemple de définition d'un objectif stratégique à l'aide de la méthodologie OKR.

Améliorer l'efficacité opérationnelle pour satisfaire nos clients et accélérer les délais d'exécution des projets. 

Ensuite, il faut décider si ce OKR est un engagement ou une aspiration. Lisa Shufro, de l'équipe What Matters, définit cette notion comme suit : 

OKR engagés : Un objectif ambitieux qu'une équipe doit atteindre à la fin du cycle. L'équipe doit atteindre tous les résultats clés dans leur intégralité et dans les délais impartis.

Des OKR ambitieux : Objectifs qui fixent une norme de réussite plus élevée. De par leur conception, les OKR aspirationnels nécessitent plus d'un trimestre pour être réalisés. Également appelés "objectifs 10x", ils poussent l'équipe à voir plus grand qu'un OKR engagé.

Selon ces critères, votre objectif d'amélioration de l'efficacité organisationnelle pourrait mieux convenir en tant qu'OKR engagé puisqu'il est essentiel pour votre entreprise.

2. Attribuer 3 à 4 résultats clés mesurables pour suivre les progrès accomplis dans la réalisation d'un objectif.

La deuxième partie de la création de votre OKR consiste en 3-4 résultats clés spécifiques. Ces résultats clés utilisent une mesure et une cible définies pour mesurer les progrès accomplis dans la réalisation de votre objectif. 

Revenons à l'objectif que nous avons défini précédemment. Voici comment vous pourriez définir quelques résultats clés pour mesurer les progrès accomplis.

Principaux résultats :

1. Accélérer le délai d'exécution des projets de 20 % en mettant en œuvre des procédures opérationnelles normalisées et des outils d'automatisation des flux de travail tels que Zapier au premier trimestre 2025. 
2. Réduire de 50 % le temps consacré aux rapports sur les clients en mettant en place un logiciel de rapport automatisé et en formant le personnel à cet effet d'ici le deuxième trimestre 2025.
3. Atteindre un taux de satisfaction des clients (CSAT) d'au moins 90 % grâce à ces changements d'ici le deuxième trimestre 2025.

Pour que les résultats clés soient efficaces et faciles à suivre, il convient d'inclure un indicateur spécifique (comme la réduction du temps consacré aux rapports des clients) et un calendrier (T2 2025).

3. Définir le processus et la fréquence de vérification des OKR 

Ensuite, établissez un ordre du jour indiquant comment et quand vous examinerez les OKR de votre équipe. Lors de ces réunions d'évaluation des performances, vous devrez.. :

• Examinez l'état actuel de vos OKR
• Découvrir les obstacles qui bloquent les progrès de l'OKR
• Déterminer des mesures concrètes pour surmonter ces problèmes

Ces contrôles peuvent prendre la forme de brèves discussions d'équipe de 15 à 30 minutes ou faire partie de vos entretiens hebdomadaires avec les chefs d'équipe. Les réunions plénières ou les assemblées générales peuvent être l'occasion de discuter des OKR à l'échelle de l'entreprise.

OKRs et KPIs : quelle est la différence ? Faut-il utiliser les deux ? 

Les OKR et les ICP présentent de nombreuses similitudes, mais il convient de noter les différences suivantes entre ces deux outils de gestion des performances.

Nous fixons généralement des OKR tous les trimestres, en nous concentrant sur des objectifs stratégiques et ambitieux. Par exemple, en utilisant l'objectif d'amélioration de l'efficacité opérationnelle dans l'ensemble de l'organisation, un OKR permet d'aligner plusieurs départements sur une direction spécifique. 

Pour atteindre un OKR visant à améliorer la conscience opérationnelle, par exemple, les équipes peuvent décider de la manière d'atteindre l'objectif. Les équipes de service à la clientèle peuvent s'efforcer de réduire le délai de première réponse, tandis que les équipes de marketing peuvent étudier l'automatisation des tâches répétitives afin de rendre leurs processus internes plus efficaces. 

Les indicateurs clés de performance permettent un suivi continu des mesures 

Les ICP mesurent votre performance actuelle et la distance qui vous sépare d'un objectif spécifique. Ils font généralement l'objet d'un suivi régulier. Par exemple, si vous souhaitez améliorer les opérations internes de votre agence, vous pouvez suivre des ICP tels que la proportion d'heures facturables et non facturables et le pourcentage de projets terminés à temps pour voir si votre agence fonctionne bien.

Considérez ces deux méthodes comme des outils complémentaires pour définir les objectifs de votre entreprise. Les OKR fournissent une structure permettant d'aligner les membres de l'équipe et de définir une orientation stratégique plus large. Ils peuvent servir d'objectifs à atteindre pour les équipes. 

Les indicateurs de performance clés ont un objectif plus pratique. Ils permettent de suivre les opérations quotidiennes et de mesurer les résultats. En utilisant les ICP, les équipes peuvent déterminer ce qui fonctionne bien et ce qui doit être amélioré à l'aide de données tangibles. 

Comment suivre les OKR avec le logiciel OKR de DashThis ? 

Maintenant que vous avez défini vos OKR, comment vous assurer qu'ils constituent un outil de changement durable plutôt qu'une initiative éphémère que vous abandonnerez au bout de trois mois ? 

Vous avez besoin d'un système pour suivre la progression de vos OKR. Et pas n'importe quel système : vous avez besoin d'un système facilement accessible et simple à utiliser par l'ensemble de votre équipe et à consulter au cours des mois à venir. 

Si vous utilisez encore des feuilles de calcul Excel pour les OKR, un logiciel de gestion de projet pour les tâches et des applications de messagerie pour les discussions, les rapports automatisés et les tableaux de bord OKR pourraient considérablement améliorer votre flux de travail. Voici comment vous pouvez utiliser DashThis pour simplifier votre processus de gestion des OKR. 

Étape 1 : Créer un modèle d'OKR

Tout d'abord, créons votre modèle de rapport OKR dans DashThis.

1.  Cliquez sur +Nouveau tableau de bord
2.  Sélectionner un modèle de rapport
3.  Donnez-lui un nom et cliquez sur Suivant

Étape 2 : Connecter vos sources de données

DashThis s'intègre à plus de 34 outils de marketing, y compris les plateformes de médias sociaux comme Facebook, TikTok, LinkedIn et Instagram, et les outils de publicité payante comme Google Ads. Outre un tableau de bord pour suivre les résultats des campagnes des clients, vous pouvez configurer un tableau de bord pour suivre les OKR au sein de votre agence de marketing. 

Laissez donc les intégrations de DashThis s'occuper de l'importation et de l'exportation manuelles des données pour vous. Par exemple, si vous créez un tableau de bord pour suivre les OKR des médias sociaux internes, vous pouvez simplement utiliser le bouton Connecter pour connecter vos comptes de médias sociaux à DashThis. 

Une fois que vous avez autorisé DashThis à accéder à vos données marketing dans chaque outil, DashThis importera automatiquement vos dernières données à partir des plateformes de médias sociaux que vous avez sélectionnées. Vous pourrez également mettre à jour vos données en temps réel sans avoir recours à des exportations de données fastidieuses. 

Étape 3 : Mise en place d'un tableau de bord de suivi des OKR 

Il est maintenant temps de mettre en place votre tableau de bord OKR. 

Tout d'abord, précisez les fonctionnalités requises dans votre tableau de bord. Supposons que votre objectif soit de suivre vos efforts de marketing par courriel pour la génération de prospects et l'engagement des clients sans avoir recours à de multiples outils. Dans ce cas, un tableau de bord OKR permettant de suivre l'engagement par e-mail et le taux de croissance du nombre d'abonnés peut s'avérer utile.

La mise en place dans DashThis est simple ! Utilisez l'interface "glisser-déposer" de DashThis pour sélectionner les indicateurs que vous suivez. Placez-les dans une section dédiée pour faciliter le suivi.

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Conseil de pro : les éléments visuels sont efficaces pour visualiser les progrès globaux vers un OKR ou les progrès vers des résultats clés individuels. Par exemple, les diagrammes à jauge permettent de montrer les progrès globaux, tandis que les graphiques linéaires et les diagrammes à barres sont pratiques pour suivre les résultats clés individuels.

Étape 4 : Automatiser et partager le processus de suivi des OKR de votre agence de marketing 

Une fois l'outil OKR en main, il est temps de s'assurer qu'il parvient à temps aux membres de votre équipe lorsqu'il s'agira de passer en revue vos OKR trimestriels. 

Nous pouvons également automatiser cette opération pour gagner du temps dans DashThis. 

Cliquez sur Options de partage > Partager par e-mail > Fréquence pour planifier vos rapports. 

DashThis offre également la possibilité de télécharger votre rapport au format PDF pour une consultation hors ligne. Si vous vous préparez à une réunion en personne, vous pouvez partager un lien URL spécifique avec les participants à la réunion. Les membres de l'équipe peuvent cliquer sur l'URL pour consulter vos commentaires et survoler des points de données spécifiques pour obtenir plus de détails. 

Outre l'envoi de vos rapports à temps, vous pouvez également utiliser DashThis pour vous assurer que vous avez mis à jour le tableau de bord de suivi des OKR avec les données les plus récentes avant votre réunion. DashThis met à jour vos données quotidiennement, et vous pouvez également les mettre à jour manuellement en cliquant sur Rafraîchir les données dans votre widget.

Rationaliser la définition des objectifs avec le logiciel de suivi OKR de DashThis

Qu'il s'agisse de planifier le prochain trimestre ou de fixer des objectifs annuels, la méthode OKR peut aider votre agence à atteindre ses objectifs tout en vous aidant à devenir un communicateur et un dirigeant plus efficace.

Cette semaine, réfléchissez aux objectifs de votre entreprise. La méthode OKR vous convient-elle ? Réfléchissez également à la manière dont vous allez les suivre. Pour une solution de reporting complète qui couvre les rapports clients et les rapports internes, essayez DashThis pour répondre à vos besoins en matière de reporting et de suivi des OKR.

Inscrivez-vous pour un essai gratuit de 15 jours de DashThis dès aujourd'hui pour essayer l'automatisation des rapports.