Les 5 meilleurs processus et idées d'automatisation des agences pour vous aider à vous développer

Investir du temps dans l'automatisation des agences et revoir vos processus internes revient à affûter vos outils de marketing - c'est un travail " peu sexy " mais nécessaire.

Bien sûr, vous pourriez surmonter les inefficacités par la force brute, mais il existe une meilleure solution. En révisant les processus et en automatisant le travail manuel, vous ouvrez la voie à un travail de qualité avec moins d'efforts. 

Nous vous aiderons à entamer votre parcours pour devenir une agence d'automatisation grâce à un processus étape par étape. 

• Quels sont les processus d'automatisation des agences ?
• Automatisation de votre agence : par où commencer
• - Établir votre base de référence
• - Déterminer les points douloureux actuels
• - Obtenir un retour d'information des clients
• 5 processus d'automatisation permettant aux agences de gagner du temps
• - Optimisez vos réunions internes
• - Passez en revue votre pile technologique
• - Utiliser les services d'automatisation pour assurer la cohérence du service
• - Travailler sur la communication interdépartementale
• - Rationaliser les processus d'établissement de rapports
• Gagner du temps grâce à l'automatisation

Quels sont les processus d'automatisation des agences ?

L'automatisation rend les processus fastidieux des agences moins pénibles. Voici comment.

• Gagnez du temps en automatisant les flux de travail manuels : Comme la façon dont rapports automatisés simplifie les tâches répétitives comme la création et le partage d'un rapport avec vos clients, l'automatisation vous permet de vous concentrer sur des initiatives importantes, comme le travail facturable ou la formation de votre équipe.

• Améliorer l'accessibilité des données pour faciliter la prise de décision : Imaginez une plateforme d'automatisation du marketing ou un tableau de bord d'entreprise vous donnant des informations quotidiennes sur vos campagnes de marketing à 10 heures du matin. Vous saurez à quel point la génération de prospects vous permettra de mesurer les progrès accomplis, de redoubler d'efforts pour saisir les opportunités ou de rectifier rapidement le tir.

• Apportez de la clarté avec des procédures opérationnelles standard (POS) : Des directives sur les processus internes reproductibles, comme la planification des réunions internes, la préparation des livrables ou l'accueil des clients. Les SOPs rationalisent les processus opérationnels entre les équipes, que ce soit à distance ou en personne.

Nous comprenons. Tout cela n'est pas aussi sexy que de concevoir une nouvelle stratégie qui déplace des montagnes pour vos clients. 

Mais lorsque 57% des 1000 professionnels de bureau américains interrogés en 2021 déclarent qu'il est important de trouver rapidement des dossiers et des documents, mais qu'ils ne disposent pas d'un système interne efficace pour le faire, il est clair que les processus internes comptent pour l'efficacité de votre agence.

Automatisation de votre agence : par où commencer

Étape 1 : Établir votre base de référence

Tout d'abord, identifiez les processus inefficaces grâce à un audit du temps.

Par exemple, lors de l'examen de votre agence de votre agence, vous pouvez vous poser la question suivante :

• Quel est le délai type entre la conclusion de la vente, la signature des documents et la programmation d'une réunion de lancement ? 
• Combien de temps faut-il pour collecter les informations du client, comme les identifiants de compte et les informations commerciales essentielles ? 
• De combien de temps avez-vous besoin pour préparer et programmer un appel de découverte ou une réunion de lancement ? 

Autres points de repère :

• Référez-vous aux commentaires des membres de votre équipe et des clients. 
• Analyser les mesures internes de l'entreprise comme les appels de vente ou mesures financières.

Visualisez ce rapport de suivi des appels avec vos propres données 

Mesures à prendre : Notez vos activités hebdomadaires et le temps que vous y consacrez.

Conseil : La révision des processus de votre agence prend du temps ! Au lieu de revoir l'ensemble du processus, commencez petit et optimisez chaque étape.

Étape 2 : Déterminer les points de douleur actuels

À la fin d'un projet, les équipes techniques organisent des réunions de rétrospective pour obtenir un retour d'information et réfléchir. 

Organisez des rétrospectives à intervalles réguliers (toutes les deux semaines ou après une étape importante du projet) pour recueillir les commentaires des membres de votre équipe sur ce qui ne fonctionne pas. 

Utilisez le bouton Start Stop Continue pour générer facilement des idées et les prochaines étapes. Cette méthode rétrospective divise les activités et les décisions en 3 catégories.

• Les points de départ 
• Ce qu'il faut arrêter
• Les choses à continuer à faire

Source : À propos de l'exercice Start Stop Continue

Astuce : Outre Start Stop Continue, il existe de nombreux autres formats tels que Heureux, Triste, Fou pour suivre la santé émotionnelle de votre équipe. Expérimentez différents formats de rétrospective pour voir celui qui convient le mieux à votre équipe.

Mesures à prendre : Choisissez un format rétrospectif pour recueillir les points de douleur.

Étape 3 : Obtenez les réactions des clients.

Demandez à vos clients réguliers de vous donner leur avis sur les améliorations à apporter, ou utilisez une enquête de satisfaction pour recueillir des informations précieuses.

Mesures à prendre : 

• Concevoir une enquête pour recueillir les commentaires des clients 
• Référez-vous à votre Net Promotor Score (NPS) et contactez les clients dont le score est inférieur à 8/10.
• Appelez vos clients ou rencontrez-les dans un cadre semi-décontracté pour assurer le suivi.  

5 processus d'automatisation permettant aux agences de gagner du temps 

Quels processus devez-vous automatiser ou rationaliser dans votre agence ? 

Voici quelques idées.

1. Optimisez vos réunions internes

Avez-vous participé à une réunion qui vous a semblé être une perte de temps ? 

Si c'est le cas, vous n'êtes pas seul. Selon Atlassianles employés participent à 62 réunions par mois, mais ne considèrent que la moitié d'entre elles comme productives. Encore plus hallucinant , la suppression des réunions inutiles en 2022 permettrait d'économiser près de 2,5 millions de dollars chaque année pour une entreprise de 100 personnes.

Par conséquent, si vous voulez devenir une agence plus efficace, commencez à optimiser la façon dont vous organisez les réunions.

2 idées concrètes pour vous aider à revoir votre façon d'organiser et de diriger des réunions : 

Donnez à vos réunions un ordre du jour et une structure clairs. 

Le siège de Groove structure ses réunions hebdomadaires du lundi à la minute près, pour les aider à tirer le meilleur parti de leurs réunions.

Envoyez une pré-lecture avant les réunions : 

Avant une réunion, utilisez un KPI comme DashThis pour créer un tableau de bord et l'envoyer à votre interlocuteur ou client.

Saisissez ce modèle de rapport de conseil avec vos propres données !

Avoir quelque chose à quoi se référer fournit un contexte et aide les gens à prendre des décisions pendant les réunions. Ajoutez explications à chaque mesure pour mieux faire passer votre message.

Mesures à prendre : 

• Revoir votre façon de mener les réunions
• Utilisez les modèles de rapports pour un moyen plus efficace d'examiner les indicateurs pendant les réunions.

2. Passez en revue votre pile technologique

Vos outils d'abonnement payants apportent-ils une valeur ajoutée à votre entreprise ? 

Examinez les dernières dépenses de votre département en matière d'abonnements ou demandez à votre service financier le dernier rapport sur les dépenses d'abonnements.

Les outils destinés aux agences de marketing entrent généralement dans ces catégories : 

• Outils de gestion de projet et de collaboration comme Slack ou Asana
• Outils de rapport 
• Outils de gestion de la relation client (CRM) tels que Pipeline CRM
• Logiciel d'automatisation du marketing comme HubSpot ou Marketo
• Outils de marketing par courriel 
• Outils de gestion des médias sociaux 
• Systèmes de capture de données

Faut-il conserver un abonnement ? 5 questions à se poser lors de l'audit de votre abonnement : 

• Avez-vous utilisé cet outil au cours des 3 à 6 derniers mois ? 
• Mon équipe aime-t-elle utiliser ces outils au quotidien ? 
• Comment cet outil nous aide-t-il à atteindre nos objectifs commerciaux ? 
• Suis-je satisfait de la valeur que j'obtiens de mes outils ? 
• Les outils existants peuvent-ils fournir la fonctionnalité dont j'ai besoin ? 

3. Utiliser les services d'automatisation pour assurer la cohérence des services

Passez en revue les processus de gestion de projet que vous utilisez pour travailler avec vos clients, comme la façon dont vous.. : 

• Embarquer un nouveau client ou un nouvel employé
• Atteindre de nouveaux prospects
• Créer une proposition de vente 
• Gérer des services ou des tâches reproductibles, comme la rédaction de contenu ou la mise en place d'une campagne de courrier électronique. 
• Rapport sur les campagnes en cours 

Demandez-vous maintenant si votre agence peut automatiser ces processus pour assurer la cohérence. Par exemple, l'envoi régulier de rapports sur les clients est un moyen simple mais efficace de maintenir des relations solides avec vos clients. 

Mais levez la main si vous avez oublié d'envoyer vos rapports clients à temps - juste parce qu'il y avait tant d'autres choses dans votre assiette (pas de honte !). 

Pourquoi ne pas automatiser des processus aussi fastidieux mais essentiels ? Voici comment configurer un envoi automatique de rapports dans DashThis pour que les rapports de vos clients soient toujours envoyés à temps.

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4. Travailler sur la communication interdépartementale (et les relations avec les clients !)

À mesure que votre agence se développe, vous avez besoin de processus plus intentionnels pour définir la manière dont les différents départements travaillent ensemble. 

Organisez des réunions régulières de contact.

Vous examinez les performances des pages de renvoi avec une autre équipe ? Fixez un rendez-vous hebdomadaire régulier pour faire le point sur vos progrès, mesurer les indicateurs clés de conversion et décider de la suite des opérations. Faites de vos équipes une priorité pour partager les informations et éviter les silos organisationnels. 

Les réunions seront plus efficaces si tout le monde regarde la même application ou le même document, et c'est là que les tableaux de bord d'entreprise sont utiles.

Les équipes de marketing et de vente d'une petite entreprise de commerce électronique peuvent passer en revue les mesures des deux équipes avec ce rapport de ventes de commerce électronique modèle.

Obtenez ce modèle de boutique e-commerce avec vos propres données ! 

Rationaliser la communication

Qu'il s'agisse de communiquer avec des équipes internes ou des clients, les rapports de DashThis peuvent vous aider à rationaliser la communication en expliquant une mesure ou en partageant des informations exploitables dans un rapport. Lorsque les clients consultent le rapport en mode réel, ils voient ces notes à valeur ajoutée en relation avec le rapport.

Voyez-le en action : Découvrez comment Jelly Marketing a économisé 20 heures par semaine grâce à DashThis dans ce étude de castout en offrant plus de valeur à ses clients.

5. Rationaliser les processus de reporting

En tant que spécialistes du marketing numérique, vous traitez des données quotidiennement, que ce soit à partir d'outils d'automatisation du marketing ou en analysant le parcours client. 

Mais selon une enquête HubSpot de 2021la collecte, l'organisation et l'analyse des données constituent la principale source de perte de temps pour les spécialistes du marketing, qui consacrent 3,55 heures par semaine à la production manuelle de rapports.

Investir dans logiciel de reporting d'agence pour automatiser le processus d'établissement de rapports permet de réduire ce processus à quelques minutes tout en vous aidant à créer des rapports significatifs pour communiquer les performances de votre campagne, comme l'agence de référencement LeadLogic l'a fait avec DashThis et Moz

Mesures à prendre : 

• Évaluez le temps que vous consacrez à la création de rapports sur les clients. Un outil de création de rapports pourrait-il vous aider à gagner du temps ? Essayez par vous-même notre version d'évaluation complète de 15 jours ou parcourez nos modèles de rapports pour avoir un aperçu de ce qui est possible.

Gagner du temps grâce à l'automatisation

Si vous avez l'habitude de tout faire manuellement ou si vous avez trop de choses dans votre assiette pour regarder comment vous faites les choses, nous comprenons ! 

Cela peut sembler bizarre, voire inutile, de se tourner vers l'intérieur. 

Mais n'oubliez pas que vous n'êtes pas obligé de tout améliorer en même temps dans votre agence. Consacrez 15 à 30 minutes à l'un de ces conseils pour rationaliser les processus de votre agence. Que vous souhaitiez changer d'échelle ou prendre plus de jours de congé, nous avons tout prévu pour vous. 

Au fil du temps, les petits changements s'accumulent. Commencez par les rapports de vos clients et voyez si notre solution d'automatisation peut faire la différence. Nous vous proposons un essai de 15 jours; aucune carte de crédit n'est requise.