Le guide du débutant pour rationaliser les opérations de votre agence de marketing

Investir dans les opérations internes d'une agence n'est peut-être pas aussi prestigieux que d'investir dans de nouvelles technologies ou dans des campagnes de marketing. Pourtant, ces éléments souvent négligés constituent la base de votre agence et soutiennent sa croissance et sa rentabilité au fur et à mesure que vous vous développez.

Si vous n'êtes pas satisfait du fonctionnement de votre agence, vous n'êtes pas seul. Une enquête menée par Teamwork.com auprès de 512 dirigeants d'agences a mis en lumière plusieurs problèmes communs à l'ensemble du secteur. En particulier, seuls 36 % des propriétaires d'agence se déclarent satisfaits du fonctionnement de leur agence.

Compte tenu du grand nombre de facettes des processus de l'agence à prendre en considération, notamment la gestion de projet, les finances, les ressources humaines et la gestion des relations avec les clients, il est difficile d'établir des priorités et d'allouer l'attention et les ressources nécessaires. Ce guide offre un point de départ pour examiner les processus de votre agence. Nous examinerons quatre domaines clés des opérations d'une agence de marketing: la structure de l'équipe, la gestion de projet, les processus de communication avec les clients et les domaines dans lesquels les rapports automatisés peuvent contribuer à améliorer la vie quotidienne de l'agence.

Dans cet article :

• Revoir la structure de l'équipe de l'agence pour plus de clarté
• Rationaliser les processus de gestion des clients
• Mettre en place des flux de travail internes affinés
• Processus de gestion de projet
• Comment l'automatisation des rapports peut rationaliser la gestion des agences
• Comment mettre en œuvre au mieux les rapports automatisés pour rationaliser les processus de travail dans votre agence ?

Revoir la structure de l'équipe de l'agence pour plus de clarté

La structure de l'équipe de votre agence fait référence à la manière dont vous définissez les rôles et les responsabilités au sein de votre agence. Une structure d'équipe bien définie accélère la prise de décision et améliore la gestion des ressources en réduisant l'ambiguïté entre les membres de l'équipe.

Par où commencer ? Examinez votre hiérarchie organisationnelle et les attentes pour chaque rôle.

Établir une hiérarchie organisationnelle et une structure d'équipe distinctes

La hiérarchie organisationnelle définit qui rend compte à qui et ce dont chaque personne s'occupe. Idéalement, votre hiérarchie devrait établir une chaîne de commandement claire, dans laquelle chaque membre de l'équipe sait à qui s'adresser pour poser des questions et qui s'occupe de telle ou telle tâche.

Voici un aperçu rapide des différentes hiérarchies organisationnelles utilisées par les agences de marketing numérique et les agences de création.

• Pyramide: Cette structure traditionnelle descendante se caractérise par des rôles et des responsabilités bien définis, avec une chaîne de commandement bien définie qui clarifie les responsabilités.
• La structure en pods: Cette structure divise les membres de l'équipe en petits groupes, également appelés "pods" ou "squads". L'entreprise affecte ensuite ces groupes à des projets ou à des clients spécifiques. Chaque équipe est autonome et travaille de manière indépendante pour répondre aux besoins du client ou du projet.
• Plate: Les organisations plates ont une hiérarchie minimale, ce qui permet aux équipes de prendre des décisions rapidement et de manière indépendante.
• Fonctionnelle: L'équipe organise ses membres en fonction de leurs rôles spécifiques, comme les opérations de marketing numérique, les analystes ou les équipes de contenu.

Qu'est-ce qui convient le mieux à votre agence ? Pensez à votre nombre d'employés, aux clients que vous servez et à vos objectifs commerciaux. Pour les petites agences où les membres de l'équipe assument des rôles multiples, une structure plate peut être le meilleur choix, tandis qu'une structure en nacelle peut être plus appropriée pour les grandes agences qui s'occupent de secteurs ou de types de projets complexes.

Veillez à ce que les descriptions de poste correspondent au travail effectué par vos employés.

Outre la structure organisationnelle, il convient de vérifier si les descriptions de poste correspondent toujours au travail réel des membres de l'équipe. Les descriptions de poste ne servent pas uniquement à recruter les bons candidats. Elles définissent également les attentes des membres de votre équipe et contribuent à les maintenir engagés dans les bons projets et les bonnes tâches.

C'est particulièrement important si des membres de votre équipe travaillent à domicile ou dans le cadre d'un arrangement hybride. Selon un rapport de Gallup, le pourcentage de travailleurs à distance aux États-Unis qui comprennent les attentes liées à leur travail a chuté de 60 % en 2020 à 47 % en 2023. De même, pour les travailleurs hybrides, la clarté du lieu de travail a diminué de 55 % à 41 % au cours de la même période.

Des attentes floues en matière d'emploi peuvent réduire la productivité et la satisfaction des travailleurs. Si vous constatez une augmentation du taux de rotation du personnel, des difficultés à atteindre les étapes du projet ou un désengagement des travailleurs, cela vaut la peine d'affiner les descriptions de poste et de définir des attentes claires. Voici quelques questions à se poser pour commencer :

• Les descriptions de poste actuelles correspondent-elles à l'évolution des rôles au sein de votre agence ?
• Ces descriptions de poste sont-elles en adéquation avec les objectifs actuels de votre entreprise ?
• Les descriptions de poste décrivent-elles les attentes et fixent-elles des résultats logiques pour chaque fonction ?

Pensez à demander l'avis de vos chefs d'équipe, de vos chargés de clientèle et de chaque membre de l'équipe au sein de votre agence lorsque vous évaluez l'efficacité de vos descriptions de poste actuelles.

Rationaliser les processus de gestion des clients

Une bonne communication avec les clients vous permet de comprendre ce qui compte vraiment pour eux. Le processus d'intégration des clients de votre agence doit mettre l'accent sur une communication claire et sur la définition des attentes dès le départ. Cela permet de clarifier ce que les clients peuvent attendre et de préparer le terrain pour votre relation de travail.

Examinez la façon dont vous communiquez avec vos clients, à la fois au moment de la signature d'un nouveau contrat et au fur et à mesure de votre collaboration. Une communication claire permet à chacun de se concentrer sur les résultats plutôt que de s'enliser dans des vérifications constantes. Une communication transparente et une formulation claire des attentes dès le départ permettent également d'instaurer une confiance à long terme avec vos clients, car ils savent à quoi s'attendre.

Par exemple, réfléchissez à la manière dont vous gérerez la situation :

• Comment allez-vous tenir vos clients informés des derniers résultats de la campagne ? Allez-vous envoyer un lien hebdomadaire vers un tableau de bord de communication centralisé ou télécharger le dernier rapport dans un dossier partagé pour qu'ils puissent le consulter ?
• Qui, dans votre équipe, communiquera avec les clients et transmettra leurs besoins au reste de l'équipe ?
• À quelle fréquence vos clients peuvent-ils s'attendre à recevoir des informations sur l'avancement du projet ?

Elisa Montanari, responsable de la croissance organique chez Wrike, souligne l'importance d'une communication fiable. Elle explique :

"Si vous ne parvenez pas à mettre en place des communications et des rapports fiables, vous aurez du mal à garder vos clients plus de quelques semaines. La nature des efforts de marketing implique un délai entre les efforts et les résultats, en particulier si vous vous occupez de l'aspect SEO et de l'engagement organique. Si vos clients envoient plusieurs courriels par jour ou demandent des réunions ad hoc, vous êtes en train de laisser tomber. Utilisez un outil de communication centralisé pour créer une source unique de vérité ( ), collaborer, communiquer et mettre à jour. Établissez un calendrier du projet et partagez-le librement avec votre équipe et vos clients. Cette visibilité sur les flux de travail signifie que les clients n'auront pas besoin de demander des mises à jour - ils seront déjà au courant".

Mettre en place des flux de travail internes affinés

Par rapport à la gestion de projet, qui considère l'ensemble de la gestion des projets, les flux de travail se concentrent sur l'exécution et l'attribution de tâches spécifiques aux membres de l'équipe. Ces flux de travail offrent de nombreuses possibilités d'affiner et d'améliorer l'efficacité.

Par exemple, vous pouvez rechercher des inefficacités dans vos processus internes :

• Lenteur des procédures d'approbation
• Silos d'équipe ou d'organisation
• Mauvaise communication entre les équipes ou entre les membres de l'équipe
• Données de mauvaise qualité
• Tâches répétitives telles que l'établissement de rapports et la création de courriels de suivi
• Prix, qualité du travail ou pratiques d'établissement de rapports incohérents

La technologie peut aider à remédier à ces inefficacités. Par exemple, les outils de gestion de projets collaboratifs tels que Trello, Asana et Notion peuvent vous aider à rationaliser les flux de travail internes en gardant les fichiers et les tâches en ordre. Envisagez d'utiliser des outils de suivi du temps pour vous assurer que vous allouez suffisamment de temps à chaque tâche au sein d'un projet, afin d'éviter que les projets ne dépassent le calendrier ou le budget.

La mise en place d'une documentation sur les processus, y compris les organigrammes et les procédures opérationnelles normalisées, permet de rationaliser les tâches courantes au sein d'une agence. Ernesto, cofondateur de GiantFocal, partage son point de vue :

"Commencez par créer un organigramme des processus pour chaque opération clé au sein de votre agence. La visualisation des flux de travail vous permet d'identifier les goulets d'étranglement et de rationaliser les processus de manière efficace. Marquez les étapes de votre organigramme qui pourraient nécessiter l'élaboration d'un cahier des charges. Pour chaque étape critique, élaborez des guides détaillés qui décrivent les meilleures pratiques, les outils et les responsabilités. Cela garantit la cohérence et la clarté au sein de votre équipe. Plus important encore, ces manuels aideront à intégrer rapidement les nouvelles recrues."

Processus de gestion de projet

Ces deux composantes se concentrent sur la manière dont vous organisez le travail dans votre agence. Les processus de gestion de projet - ou la manière dont vous planifiez et organisez le travail à effectuer - sont essentiels pour garantir que les campagnes respectent le budget et le calendrier. Voici quelques questions que vous pouvez vous poser pour évaluer vos capacités de gestion de projet.

Votre méthode actuelle de gestion de projet vous convient-elle ?

La première étape consiste à choisir une méthode de gestion de projet qui soutienne la croissance de votre agence, le type de travail que vous effectuez et les clients que vous servez. Différentes méthodes de gestion de projet s'adaptent à des styles de travail et à des secteurs d'activité variés. En voici quelques-unes.

Méthodologie agile

La méthode agile divise les projets en petits morceaux. Il convient aux agences de marketing qui travaillent sur des campagnes dynamiques et à évolution rapide, qui nécessitent des réponses rapides aux commentaires des clients.

Méthodologie Scrum

Variante de la méthode Agile, la méthode Scrum suit un processus plus structuré et attribue des rôles clairement définis pour appliquer les principes Agile. Elle convient donc mieux aux agences qui ont besoin d'une collaboration fréquente et d'un retour d'information régulier de la part des clients et des parties prenantes.

Gestion de projet Kanban

La gestion de projet de type Kamban est une méthode visuelle de gestion des tâches. Ce style permet de visualiser le travail au fur et à mesure qu'il passe par différentes phases. Par exemple, vous pouvez séparer la création d'une campagne d'emailing en trois étapes : la planification créative, l'exécution et la mise en œuvre.w C'est une méthode idéale pour les responsables opérationnels qui ont l'esprit visuel et qui doivent gérer les travaux en cours et les livrables lors de la planification d'une campagne. L'approche Kanban est la base de la gestion de projet dans des outils tels que Trello et Asana.

Existe-t-il des goulets d'étranglement ou des pertes de productivité cachées à éliminer ?

En plus d'affiner vos capacités de gestion de projet, soyez attentif aux facteurs de perte de productivité - ceux qui font perdre du temps aux membres de votre équipe et créent de la confusion. Sachez quels sont les facteurs qui affectent votre productivité et comment les éviter.

Objectifs ou tâches du projet peu clairs

Des objectifs de projet vagues rendent difficile la mobilisation de votre équipe et la compréhension des attentes des clients, tout comme il est difficile d'atteindre une cible que l'on ne voit pas. Au-delà de l'amélioration de la communication, des cadres tels que les objectifs SMART ou l'utilisation d'objectifs et de résultats clés (OKR) peuvent aider à décomposer les objectifs en tâches spécifiques, à fixer des délais et à clarifier les tâches pour tout le monde en fournissant un but tangible à atteindre.

Réunions inutiles

Vous connaissez l'expression "cette réunion aurait pu être un e-mail" ? Les organisations perdent un nombre incalculable d'heures en réunions inutiles. Une enquête Dialpad a révélé que 83 % des personnes interrogées passent un tiers de la semaine en réunion. Pourtant, une réunion est parfois nécessaire pour discuter de détails essentiels et prendre des décisions.

Comment alors tirer le meilleur parti du temps consacré aux réunions ? Quelques conseils à retenir.

• Définir clairement l'objectif de la réunion: quelle est la raison pour laquelle vous organisez une réunion ? S'agit-il de prendre une décision, de réfléchir à des idées de campagne ou de prendre une décision stratégique ? Cela a une incidence sur la façon dont vous structurerez et inclurez la réunion. Si vous vous réunissez pour partager des informations, réfléchissez à la possibilité de partager des informations sur un tableau de bord ou un document par courrier électronique.
• Préparez toujours un ordre du jour pour la réunion: Une fois que vous avez déterminé qu'une réunion est nécessaire, planifiez à l'avance les domaines de discussion et le temps que vous consacrerez à chaque point. Partagez l'ordre du jour avec toutes les personnes impliquées dans la réunion. Par exemple, dans le cadre de la méthodologie Scrum, une rétrospective du sprint permet à l'équipe de se réunir à la fin de chaque sprint pour discuter des progrès réalisés au cours du dernier sprint et pour déterminer s'il y a des points à améliorer.
• Partagez les décisions concrètes et les prochaines étapes après la réunion: Préparez des documents pour consigner les discussions de la réunion. Après la réunion, partagez une liste des mesures à prendre et des personnes chargées de leur suivi. Il est utile de désigner un responsable pour chaque tâche et de fixer une échéance en utilisant le modèle suivant : (RESPONSABLE DE LA TÂCHE) terminera (TÂCHE SPÉCIFIQUE) d'ici le (ÉCHÉANCE).

Rapport manuel

La création de rapports est un élément essentiel du service à la clientèle, car elle permet de tenir vos clients au courant des résultats de leurs campagnes, mais c'est aussi un processus fastidieux s'il est effectué manuellement. La création manuelle de rapports nécessite d'exporter des données à partir de plusieurs outils de marketing et de s'assurer que les graphiques ne se cassent pas dans Google Sheets, ce qui consomme un temps précieux et de l'argent qui pourrait être mieux dépensé ailleurs.

Comment l'automatisation des rapports peut rationaliser la gestion des agences

Gain de temps et d'efficacité

Les calculs de DashThis montrent qu'en moyenne, les agences ayant environ 30 clients dépensent 5 250 dollars d'heures facturables par mois pour créer des rapports. Par exemple, l'agence de marketing Evoluted affirme que l'automatisation des rapports a contribué à rationaliser son flux de travail global :

"Une fois qu'un tableau de bord sur mesure a été mis en place et que les données sont correctement transmises, nous avons beaucoup moins besoin de passer par différentes plateformes de données au cours du mois - c'est donc un gain de temps considérable et cela signifie que nous pouvons redistribuer le temps consacré aux rapports manuels vers des tâches plus importantes.

Voyez combien vous pouvez économiser pour votre propre agence grâce à la calculatrice pratique de DashThis.

Amélioration de la précision et de la cohérence des rapports

Les campagnes marketing évoluent rapidement et le rapport que vous avez envoyé il y a une heure n'est peut-être plus d'actualité. Les tableaux de bord automatisés mettent les données à jour quotidiennement, ce qui vous permet de toujours disposer des données les plus récentes pour vos rapports marketing.

Meilleure prise de décision fondée sur les données et optimisation de la stratégie

Le marketing basé sur les données vous aide à dépenser plus efficacement le budget de vos clients et à tirer le meilleur parti de vos efforts de marketing. Les rapports vous aident, vous et vos clients, à établir un lien entre la contribution de vos campagnes et les résultats de vos clients, et à mettre en évidence le travail que vous avez accompli. C'est un excellent moyen de lier vos décisions à des preuves concrètes afin de gagner la confiance de vos clients.

Améliorer les relations avec les clients grâce à une communication ouverte

Par exemple, l'agence de marketing Search Station associe les rapports de ses clients à des enregistrements vidéo, les accompagnant tout au long du rapport et expliquant les résultats. Ce faisant, l'équipe de Search Station s'appuie sur les rapports comme moyen essentiel d'apporter une valeur ajoutée à ses clients, et les rapports automatisés l'aident à répondre aux normes élevées de service que ses clients attendent.

Exemples d'applications de rapports automatisés (+ modèles DashThis)

Performance des campagnes de marketing numérique

Utilisez ce modèle de rapport pour rassembler toutes vos données de marketing numérique en un seul rapport que l'équipe de vente ou les cadres de votre client pourront consulter. Profitez des 34+ intégrations de DashThis pour obtenir vos données dans DashThis - connectez simplement vos outils de marketing comme source de données et importez vos données à analyser.

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Mesures et informations sur les médias sociaux

Une stratégie de médias sociaux bien équilibrée implique souvent de nombreuses plateformes, vous devez donc les suivre toutes de manière efficace. Utilisez ce modèle de rapport pour comparer en temps réel vos efforts en matière de médias sociaux sur différents canaux, affiner vos stratégies et voir en un coup d'œil si vos dernières modifications ou idées de contenu génèrent davantage de résultats sur les médias sociaux.

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Référencement et analyse du site web

Ce modèle de tableau de bord permet aux utilisateurs de fusionner des données provenant d'outils de référencement tels que Google Analytics, Google Search Console et Moz. Nous avons inclus des indicateurs clés tels que le trafic organique, les backlinks et le classement des mots clés pour vous aider à comprendre et à communiquer à vos clients vos performances globales en matière de référencement.

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Dépenses de PPC et de publicité

Les clients sont particulièrement attentifs à la rentabilité et à la question de savoir si leurs efforts publicitaires sont rentables pour leur entreprise. Ce rapport PPC vous aide à identifier les éléments de la campagne qui fonctionnent bien et ceux qui peuvent être améliorés, afin de vous aider à décider où optimiser vos campagnes PPC et de publicité numérique.

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Comment mettre en place des rapports automatisés pour rationaliser les processus de travail dans votre agence avec DashThis ?

Personne n'a envie de travailler sur des rapports Excel toute la journée, alors comment mettre en place des rapports automatisés dans votre agence et obtenir les informations dont vous avez besoin pour prouver les résultats de votre campagne de manière efficace ? Suivez ces bonnes pratiques pour intégrer les rapports automatisés dans vos processus de travail.

Évaluer votre processus actuel d'établissement de rapports et définir des indicateurs de performance clés (KPI)

Tout comme vous définissez des indicateurs clés de performance pour les tableaux de bord de vos clients, il est utile de fixer des objectifs lorsque vous évaluez les processus de travail internes de votre agence. Plus précisément, évaluez vos processus de reporting actuels. Quelles sont les lacunes que l'automatisation des rapports est censée combler ? Y a-t-il, par exemple, des problèmes de qualité des données ou des difficultés à intégrer des données provenant de sources multiples que vous espérez résoudre ?

Outre la définition des objectifs, pensez à mesurer les indicateurs clés de productivité pour évaluer l'efficacité du changement dans les processus internes. En voici un exemple :

• Temps nécessaire à la création d'un rapport
• Combien de fois un rapport doit-il être révisé en raison d'erreurs ?
• Satisfaction des clients à l'égard des rapports existants par rapport aux nouveaux rapports
• Facilité d'adoption de la nouvelle solution de reporting par les membres de l'équipe

Construire des modèles de rapports standardisés avec votre marque

La standardisation des rapports permet de rationaliser votre processus de reporting et de faciliter la création de rapports. Pensez donc à créer des formats cohérents pour les campagnes de vos différents clients.

Supposons que vous ayez trois clients différents pour lesquels vous devez créer des rapports :

• Un magasin de commerce électronique qui s'efforce de stimuler les ventes par le biais de Google Ads
• Une nouvelle boutique de commerce électronique utilise les publicités Facebook pour susciter l'intérêt initial et la notoriété de la marque.
• Une campagne multicanal sur les médias sociaux impliquant TikTok, Instagram et Facebook

Ces trois clients ont des besoins différents en matière de rapports, mais il est possible de gagner du temps grâce aux modèles de rapports. Commencez par utiliser l'un des modèles prédéfinis de DashThis comme base de votre rapport personnalisé. Ces modèles comprennent déjà les indicateurs clés de performance les plus courants, que vous pouvez ensuite personnaliser en fonction des besoins spécifiques de votre client.

Une fois que vous êtes satisfait de votre modèle de rapport, utilisez l'étiquetage blanc pour vous assurer que les rapports reflètent votre marque. Par exemple, Evoluted reflète les couleurs de sa marque dans les modèles de tableaux de bord créés avec DashThis.

"Nous avons travaillé en étroite collaboration avec l'équipe de DashThis pour refléter les couleurs de notre marque dans nos tableaux de bord. Les clients voient les augmentations de statistiques affichées en vert Evoluted et les rapports en bleu foncé, notre marque de fabrique, ce qui évite toute distinction visuelle avec le reste de notre suite de documents.

Former votre équipe aux processus et outils d'établissement de rapports automatisés

L'adoption d'un nouvel outil ou d'une modification du flux de travail prend du temps, et vous devrez vous préparer à former votre équipe à l'utilisation de votre nouvel outil de rapport automatisé.

Quelques aspects à prendre en compte lors de l'élaboration de votre matériel de formation :

• Des ressources de formation, y compris un guide étape par étape sur la façon de générer un rapport,
• Liens vers des fichiers importants et informations de connexion pour les différents outils de marketing impliqués dans la création du rapport
• Problèmes ou messages d'erreur courants et comment les résoudre
• Une liste de modèles de rapports adaptés à chaque client
• Un processus standard pour analyser et interpréter efficacement les données pour les campagnes des clients

Examinez et optimisez régulièrement votre stratégie en matière de rapports

Une fois que vous avez mis en place un système de rapports automatisés, revenez aux objectifs que vous vous êtes fixés. Planifiez des contrôles réguliers, par exemple tous les mois, pour voir où vous en êtes par rapport à ces objectifs. Demandez-vous si les rapports s'améliorent et prennent moins de temps à créer. Les clients sont-ils plus satisfaits de la qualité des rapports et des analyses ?

Demandez aux clients et aux membres de l'équipe de vous faire part de leurs commentaires sur l'automatisation des rapports. C'est également une bonne idée de revoir les indicateurs de performance que vous avez mis en place pour voir ce qui fonctionne dans votre stratégie de reporting et ce qui a besoin d'être ajusté.

L'automatisation des rapports permet à votre agence de marketing de gagner un temps précieux

Les agences qui réussissent s'assurent que leurs opérations internes peuvent soutenir la fidélisation des clients à la fois à court terme et à l'avenir.

En utilisant les conseils présentés dans ce guide et en passant en revue chaque processus interne de votre agence, vous disposerez d'un point de départ pour optimiser l'affectation des ressources, définir des attentes claires avec les membres de l'équipe et affiner la communication avec les clients.

Prenez le temps de parcourir le guide et de vous concentrer sur un domaine à améliorer. Si vous estimez que vous passez trop de temps à établir des rapports manuels, essayez la version d'essai gratuite de 15 jours de DashThis pour rationaliser votre processus d'établissement de rapports.